Mandantenpost sortiert, Belege abgelegt, Nachforderungen als Entwurf bereit
Wiederkehrende Handgriffe zwischen Postfach, Ablage und Kanzleisoftware übernimmt ein Ablauf im Automatisierungswerkzeug n8n, also ein fest eingerichteter Arbeitsschritt, der im Hintergrund mitläuft. Er sortiert, legt ab und formuliert vor. Was an Mandanten hinausgeht, prüft und versendet weiterhin jemand aus Ihrer Kanzlei.
Wo es heute hakt
In vielen Kanzleien beginnt der Tag in der Buchhaltung mit dem Durchsehen des gemeinsamen Postfachs: Welche Mail gehört zu welchem Mandanten, ist der Anhang ein Kontoauszug oder eine Rechnung, wer kümmert sich darum? Dieselbe Arbeit wiederholt sich in der Lohnverrechnung, wenn Stundenlisten, Krankmeldungen und Eintrittsdaten per Mail eintreffen, oft ohne aussagekräftigen Betreff.
Kurz vor den Terminen für die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) und vor Abschlüssen kommt das Nachfragen dazu. Wer welche Belege noch schuldet, steht in Listen, die jemand abgleichen und in einzelne Mails übersetzen muss. Das ist keine fachliche Arbeit, bindet aber genau die Leute, die für die fachliche Arbeit gebraucht werden.
Was wir in der Steuerkanzlei automatisieren
Eine Auswahl an Abläufen für Steuerkanzleien in Österreich, geordnet nach Bereichen der Kanzlei. Jeder Ablauf bereitet vor, Ihr Team prüft und gibt frei. Welcher davon in Ihrer Kanzlei am meisten Zeit freimacht, klären wir im Erstgespräch.
Mandantenpost und Ablage
- Mandantenmails dem richtigen Mandanten und der zuständigen Sachbearbeiterin zuordnen
- Kontoauszüge, Eingangsrechnungen und Kassenberichte aus Anhängen nach Kanzleischema benennen und im Mandantenordner ablegen
- Antwortentwürfe für wiederkehrende organisatorische Mandantenfragen vorbereiten
- Unklare oder heikle Mails markieren und der Kanzleileitung vorlegen, statt sie still einzuordnen
Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldung
- Liste offener Posten mit dem Belegeingang aus dem Postfach abgleichen
- Vor dem UVA-Termin je Mandant eine Belegnachforderung mit den fehlenden Positionen als Entwurf vorbereiten
- Erinnerungsentwurf, wenn nach der ersten Nachforderung noch Belege fehlen
- Belege nach dem Ablageschema benennen, das Ihre Kanzlei für die Verarbeitung in BMD oder RZL verwendet
Lohnverrechnung
- Mails zu Eintritten, Austritten, Stunden und Krankmeldungen vorsortieren
- Bei Eintrittsmeldungen fehlende Angaben wie Beschäftigungsausmaß oder Einstufung nach Kollektivvertrag erkennen und eine Rückfrage als Entwurf vorbereiten
- Monatliche Stundenlisten einsammeln und auflisten, von welchen Mandanten sie noch fehlen
Jahresabschluss und Erklärungen
- Unterlagenlisten je Mandantengruppe für Jahresabschluss, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Arbeitnehmerveranlagung als Erinnerung vorbereiten
- Übersicht, welche Mandanten ihre Unterlagen vollständig geliefert haben und bei wem noch etwas fehlt
- Bescheidkopien, die Mandanten per Mail weiterleiten, erkennen und der zuständigen Person vorlegen
Mandanten und Kanzleiorganisation
- Erstanfragen neuer Mandanten mit Rechtsform, Branche und gewünschten Leistungen zusammenfassen
- Für neue Mandanten die Liste der benötigten Unterlagen als Begrüßungsmail-Entwurf vorbereiten
- Mandantenrundschreiben aus der Sprachnachricht eines Berufsträgers als Entwurf
- Wochenübersicht für die Kanzleileitung mit offenen Nachforderungen und unbearbeiteten Mails
Team und Kanzleiwissen
- Lange Mailverläufe zu einem Mandanten für die Urlaubsvertretung intern zusammenfassen
- Neue Rundmails der Kanzleileitung in den Ordner der Wissensdatenbank übernehmen
- Fragen aus dem Team, auf die das Kanzleihandbuch keine Antwort hat, als Liste für die Überarbeitung sammeln
- Für neue Kolleginnen und Kollegen die Checklisten der ersten Wochen zusammenstellen
Was das in der Praxis heißt
Beispiele für mögliche Abläufe, keine Kundenfälle. Was bei Ihnen sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch.
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Eingangspost dem Mandanten zuordnen
Der Ablauf erkennt anhand von Absenderadresse, Firmenname oder Steuernummer im Text, zu welchem Mandanten eine Mail gehört, und vermerkt die zuständige Sachbearbeiterin. Unklare Fälle landen in einem eigenen Ordner zur Durchsicht statt in einer falschen Akte.
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Anhänge in die vereinbarte Ablage
Kontoauszüge, Eingangsrechnungen und Kassenberichte werden umbenannt und im Mandantenordner abgelegt, den Ihre Kanzlei dafür vorsieht. Für den Anfang eignet sich ein Ordner im Netzlaufwerk; eine Ablage direkt in BMD, RZL oder DATEV wäre ein möglicher späterer Schritt.
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Belegnachforderung vor der UVA
Aus der Liste offener Posten, die Ihre Buchhaltung exportiert, entsteht je Mandant ein Mailentwurf mit genau den fehlenden Positionen. Die Sachbearbeiterin sieht ihn durch, ergänzt bei Bedarf und schickt ihn selbst ab.
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Rückfragen bei Eintritten in der Lohnverrechnung
Meldet ein Mandant per Mail eine neue Dienstnehmerin, prüft der Ablauf, ob Angaben wie Beschäftigungsausmaß, Einstufung oder Eintrittsdatum fehlen, und legt der Lohnverrechnung einen Rückfrage-Entwurf vor.
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Wochenübersicht für die Kanzleileitung
Einmal pro Woche fasst eine Mail zusammen, welche Mandanten trotz Nachforderung noch nicht geliefert haben und welche Mails seit mehreren Tagen unbearbeitet sind. Die Entscheidung, wer nachtelefoniert, bleibt bei der Kanzleileitung.
So läuft es ab
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Erstgespräch
Sie schildern, wo im Kanzleialltag dieselben Handgriffe immer wieder anfallen. Wir sagen offen, was sich automatisieren lässt und was nicht.
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Abläufe und Zugänge prüfen
Wir sehen uns Postfach, Ordnerstruktur und Exportmöglichkeiten Ihrer Kanzleisoftware an und sagen danach klar, welcher Weg sinnvoll ist, bevor etwas gebaut wird.
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Probelauf mit echten Fällen
Der Ablauf läuft zunächst nur mit: Er erzeugt Zuordnungen und Entwürfe, Ihr Team vergleicht mit dem, was es selbst getan hätte. Erst danach wird er im Alltag genutzt.
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Betrieb und Anpassung
Goma-IT betreibt und überwacht n8n. Ändert sich ein Formular, ein Ordner oder ein Ablauf in der Kanzlei, passen wir den Ablauf an.
Was bewusst nicht dazugehört
- Es wird nichts gebucht und kein steuerlicher Sachverhalt beurteilt.
- Keine Mail und kein Schreiben geht ohne Freigabe einer Person aus der Kanzlei an Mandanten oder Behörden.
- Fristen werden nicht vom Ablauf überwacht, sondern weiter in Ihrem Fristenbuch geführt.
- Eine Anbindung an BMD, RZL, DATEV oder FinanzOnline sagen wir nicht pauschal zu, sondern prüfen sie im Einzelfall.
Ihre Daten
Die Abläufe laufen in n8n auf Servern, die Goma-IT selbst betreibt (Hostinger, EU). Wo ein Sprachmodell (die KI, die Texte liest und schreibt) Mails liest oder Entwürfe formuliert, legen wir je Projekt fest, welches eingesetzt wird (zum Beispiel Azure OpenAI, OpenAI oder Anthropic), und legen das der Kanzlei vor dem Start offen. Auftragsverarbeitung und Verschwiegenheit regeln wir vertraglich mit Ihrer Kanzlei, bevor Daten verarbeitet werden.
Häufige Fragen
Wo landen die Entwürfe, die die Automatisierung schreibt?
Im Postfach oder in einem Ordner der zuständigen Person. Prüfen, ändern und absenden macht immer jemand aus Ihrer Kanzlei, von selbst geht nichts an Mandanten hinaus.
Funktioniert das mit unserer Kanzleisoftware?
Das hängt von Software, Version und den freigeschalteten Schnittstellen ab, also den offiziellen Zugängen, über die Programme Daten austauschen. Oft reicht für den Anfang ein Export oder eine Ablage im Netzlaufwerk, ohne direkten Zugriff auf die Kanzleisoftware.
Was passiert mit Mails, die der Ablauf nicht zuordnen kann?
Sie bleiben unverändert und werden für die Durchsicht markiert. Lieber eine Mail mehr händisch sortieren als eine in der falschen Akte.
Brauchen wir dafür eigene IT-Leute in der Kanzlei?
Nein. Betrieb und Wartung von n8n übernimmt Goma-IT. Aus der Kanzlei brauchen wir jemanden, der die Abläufe kennt und beim Probelauf die Ergebnisse beurteilt.
Darf ein Dienstleister überhaupt Mandantenpost verarbeiten?
Grundlage dafür sind ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung und eine schriftliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Beides regeln wir mit Ihrer Kanzlei, bevor Mandantenpost verarbeitet wird. Die berufsrechtliche Einordnung trifft Ihre Kanzlei, im Zweifel mit der Kammer.
Passt dazu
Ratgeber zum Thema
- Stundenlisten, Krankmeldungen, Eintritte: Kann die Lohnverrechnung Mandantenmails automatisch vorsortieren lassen?
- Was ist n8n und braucht eine Steuerkanzlei so etwas?
- Was kostet es die Kanzlei, wenn die Assistenz weiterhin alles abtippt?
- Wie landen Mail-Anhänge von Mandanten automatisch im richtigen Mandantenordner?
Passt das zu Ihrer Kanzlei?
Im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Abläufe an und sagen ehrlich, ob sich dieser Baustein für Sie lohnt.
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