Was kostet es die Kanzlei, wenn die Assistenz weiterhin alles abtippt?

Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht, und wer sie Ihnen nennt, rechnet mit Annahmen aus einer anderen Kanzlei. Die gute Nachricht: Sie können die Kosten des Abtippens in Ihrer eigenen Kanzlei mit wenig Aufwand selbst abschätzen. Dafür braucht es weder Software noch Berater, sondern eine Woche Aufmerksamkeit.

Welche Arbeit ist mit „abtippen“ gemeint?

Nicht die fachliche Erfassung von Buchungen, sondern die Handgriffe rundherum. Ein paar Beispiele aus dem Kanzleialltag:

• Daten aus einer Mandantenmail in eine Liste oder ein Formular übertragen
• Anhänge speichern, umbenennen und in den Mandantenordner verschieben
• Angaben aus einer Eintrittsmeldung für die Lohnverrechnung zusammenstellen
• Fehlende Belege aus einer Liste heraussuchen und in eine Mail schreiben
• Termine aus Mails in den Kalender übertragen

Jeder einzelne Handgriff dauert nicht lange. In Summe füllen sie aber oft einen erheblichen Teil des Tages einer Assistenz oder Buchhalterin.

Wie rechnet man das für die eigene Kanzlei aus?

Mit einer einfachen Strichliste über eine normale Arbeitswoche, am besten nicht in der ruhigsten und nicht in der hektischsten. Für jeden wiederkehrenden Handgriff notiert die Person, die ihn erledigt:

1. Wie oft kam er vor?
2. Wie lange dauert er ungefähr pro Fall?
3. Wie oft musste etwas korrigiert oder nachgefragt werden?

Häufigkeit mal Dauer ergibt die Zeit pro Woche. Multipliziert mit dem internen Stundensatz, den Ihre Kanzlei ohnehin für die Kalkulation kennt, haben Sie einen Betrag, der zu Ihrer Kanzlei passt und nicht zu einer Studie.

Welche Kosten tauchen in dieser Rechnung nicht auf?

Die reine Arbeitszeit ist nur ein Teil. Drei weitere Posten lassen sich schwerer beziffern, sind aber oft gewichtiger:

Tippfehler: Ein Zahlendreher bei einer Steuernummer oder einem Betrag fällt manchmal erst Wochen später auf. Die Korrektur kostet mehr als die ursprüngliche Eingabe.

Liegengebliebenes: Wenn die Bilanzbuchhalterin in der Abschlusszeit Anhänge sortiert, wartet in derselben Stunde ein Abschluss. Diese Verschiebung spürt die Kanzlei als Druck vor Terminen.

Abhängigkeit von einzelnen Personen: Wenn nur eine Kollegin weiß, wie die Ablage eines bestimmten Mandanten funktioniert, wird jeder Urlaub zum Engpass.

Diese Punkte gehören zumindest als Notiz neben die Zahl, damit die Entscheidung nicht nur an Minuten hängt.

Ab wann lohnt sich eine Automatisierung?

Wenn ein Handgriff häufig vorkommt, meist gleich abläuft und sein Ergebnis leicht zu prüfen ist. Das Sortieren und Ablegen von Mandantenpost erfüllt diese Bedingungen oft. Die einmal jährliche Sonderauswertung für einen einzelnen Mandanten eher nicht.

Den Kosten der Handarbeit stehen bei einer Automatisierung die Einrichtung und der laufende Betrieb gegenüber. Wie sich das bei Goma-IT zusammensetzt, besprechen wir im Erstgespräch anhand Ihrer Liste. Preise nennen wir hier bewusst nicht, weil sie vom Umfang abhängen.

Wer sollte die Strichliste führen?

Die Personen, die die Arbeit tatsächlich machen, nicht die Kanzleileitung aus der Erinnerung. Wer selbst Anhänge umbenennt, weiß, wie lange es wirklich dauert und wo es stockt. Wichtig ist, dass die Liste nicht als Kontrolle verstanden wird. Es geht um die Handgriffe, nicht um die Leistung einzelner Mitarbeiterinnen.

Was bringt die Strichliste noch?

Sie zeigt, welche Handgriffe gar nicht automatisiert werden müssen, sondern einfach wegfallen können. Manchmal stellt sich heraus, dass eine Liste doppelt geführt wird oder eine Weiterleitung niemandem mehr nützt. Auch das ist ein Ergebnis.

Wer die Liste in der Hand hat, kann im Gespräch genau sagen, wo es hakt. Welche Abläufe sich in Kanzleien typischerweise eignen, zeigt die Seite zur Automatisierung für Steuerkanzleien.