Kanzleiwissen per Frage abrufen, mit der Fundstelle im Dokument
Ihr Team stellt Fragen zu internen Abläufen, Checklisten und Vorlagen so, wie es eine Kollegin fragen würde. Die Antwort stammt aus den Unterlagen Ihrer Kanzlei und nennt das Dokument, aus dem sie kommt.
Wo es heute hakt
Das Wissen einer Kanzlei steckt in Handbuch, Rundmails der Kanzleileitung, Checklisten für Jahresabschluss und Arbeitnehmerveranlagung, Musterbriefen und Protokollen. Gefunden wird es meist über die Person, die es geschrieben hat. Ist sie im Urlaub oder in der Abschlussphase ausgelastet, wartet die Frage.
Besonders spürbar ist das bei neuen Mitarbeiterinnen in Buchhaltung und Lohnverrechnung und in Kanzleien mit mehreren Standorten, wo derselbe Ablauf an zwei Orten unterschiedlich gelebt wird.
Was das in der Praxis heißt
Beispiele für mögliche Abläufe, keine Kundenfälle. Was bei Ihnen sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch.
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Ablauf bei einer Mandatsübernahme
„Was brauchen wir, wenn ein Mandant von einer anderen Kanzlei zu uns wechselt?“ Die Antwort fasst die Schritte aus dem Kanzleihandbuch zusammen und verlinkt den Abschnitt, in dem sie stehen.
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Checkliste für den Jahresabschluss
Eine Bilanzbuchhalterin fragt, welche Unterlagen laut Kanzleistandard vor der Abschlussbesprechung vorliegen müssen, und bekommt die Liste samt Verweis auf die aktuelle Checkliste.
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Interne Vorgaben in der Lohnverrechnung
„Wie dokumentieren wir bei uns eine Rückfrage an den Dienstgeber?“ Die Wissensdatenbank zitiert die Vorgabe aus der Rundmail, in der die Kanzleileitung das festgelegt hat.
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Passendes Musterschreiben finden
Statt im Vorlagenordner zu blättern, fragt die Sachbearbeiterin nach dem Muster für eine Vollmachtsanforderung und erhält den Dateinamen und Ablageort.
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Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen
Wer neu im Team ist, klärt einfache Fragen zu Kanzleiabläufen selbst und hebt sich die Fragen, die wirklich Erfahrung brauchen, für die Kollegen auf.
So läuft es ab
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Unterlagen auswählen
Ihre Kanzlei legt fest, welche Ordner und Dokumente hinein sollen. Was nicht ausgewählt wird, etwa Lohnakten oder Mandantenkorrespondenz, kommt auch nicht vor.
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Einrichtung
Die Einrichtung übernehmen wir. Wie lange sie dauert, hängt vom Umfang der ausgewählten Unterlagen ab. Danach kann Ihr Team die ersten Fragen stellen.
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Abnahme mit 20 Erfolgsfragen
Vorher legt Ihre Kanzlei 20 Fragen fest, die die Wissensdatenbank beantworten muss. Diese Fragen sind der Maßstab für die Abnahme. Was gilt, wenn die Abnahme nicht passt, steht im Angebot.
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Laufender Betrieb
Neue oder geänderte Dokumente werden nachgeladen. Goma-IT betreut den Server und bleibt Ansprechpartner bei Fragen.
Was bewusst nicht dazugehört
- Sie gibt keine steuerliche Auskunft, sondern gibt wieder, was in den Unterlagen Ihrer Kanzlei steht.
- Ist ein Dokument veraltet oder widersprüchlich, übernimmt die Antwort diesen Fehler. Die Fundstelle macht das sichtbar.
- Sie ersetzt keine Rechtsdatenbank und keine Fachliteratur, die Ihre Kanzlei abonniert hat.
Ihre Daten
Die Wissensdatenbank läuft auf einem eigenen Server nur für Ihre Kanzlei in Deutschland (Hetzner, Falkenstein) oder auf Wunsch in Ihren Räumen. Die Texterkennung, die auch eingescannte Seiten lesbar macht, und das Sprachmodell, das die Antworten formuliert, laufen über Microsoft Azure in der EU-Datenzone, also in Rechenzentren innerhalb der EU. Ihre Daten werden nicht zum Training verwendet. Verschwiegenheit und Auftragsverarbeitung regeln wir vertraglich, bevor Daten verarbeitet werden.
Häufige Fragen
Welche Dokumente eignen sich?
Alles, was Ihr Team regelmäßig nachschlägt: Kanzleihandbuch, interne Rundmails, Checklisten, Musterschreiben, Besprechungsprotokolle. Fachinformationen Dritter nur, soweit deren Nutzungsbedingungen das erlauben.
Woran erkennen wir, ob eine Antwort stimmt?
An der Fundstelle. Jede Antwort nennt das Quelldokument, damit man im Original nachsehen kann. Wer unsicher ist, liest dort nach.
Können Mandanten die Wissensdatenbank nutzen?
Sie ist für das Kanzleiteam gedacht. Für Fragen von außen gibt es den Website-Chatbot, der sich auf Organisatorisches beschränkt.
Was heißt Abnahme mit 20 Erfolgsfragen genau?
Ihre Kanzlei formuliert vor der Einrichtung 20 Fragen samt erwarteter Antwort aus den eigenen Unterlagen. An diesen Fragen wird die Wissensdatenbank abgenommen. Was gilt, wenn sie die Fragen nicht zufriedenstellend beantwortet, steht im Angebot.
Passt dazu
Passt das zu Ihrer Kanzlei?
Im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Abläufe an und sagen ehrlich, ob sich dieser Baustein für Sie lohnt.
Lieber gleich reden? Rufen Sie an:
+43 699 17119818