Verschwiegenheitspflicht und KI: Was Kanzleien beachten sollten
Bevor Mandantendaten in eine KI gelangen, muss klar sein, wer sie wo verarbeitet, wer darauf zugreifen kann und wie die berufliche Verschwiegenheit gewahrt bleibt. Ein eigener Server, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung und eine Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit sind die Grundlage.
In Kürze
- Steuerberater unterliegen einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht.
- Jeder Dienstleister, der Mandantendaten verarbeitet, muss vertraglich eingebunden werden.
- Öffentliche Chatbots ohne passende Vereinbarung sind für Mandantendaten ungeeignet.
- Die Einordnung im Detail gehört zu Kammer oder Rechtsberatung.
Warum die Frage zuerst kommt
Wirtschaftstreuhänder unterliegen nach dem Wirtschaftstreuhandberufsgesetz einer Verschwiegenheitspflicht. Dazu kommt die DSGVO, weil Mandantendaten fast immer personenbezogene Daten enthalten. Jede Software, die solche Daten verarbeitet, muss in dieses Gefüge passen.
Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Er listet die Fragen, die eine Kanzlei klären sollte.
Die Fragen, die vor dem Start beantwortet sein sollten
- Wo werden die Daten verarbeitet? In welchem Land, bei welchem Anbieter, auf einem eigenen oder geteilten System?
- Wer kann darauf zugreifen? Wer beim Dienstleister hat technischen Zugriff, und ist das protokolliert?
- Werden die Daten für andere Zwecke genutzt? Etwa zum Training von Sprachmodellen?
- Welche Verträge gibt es? Auftragsverarbeitung nach DSGVO und eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit.
- Was passiert bei Vertragsende? Werden die Daten gelöscht und wird das nachgewiesen?
Wie die Wissensdatenbank von Goma-IT aufgebaut ist
- Ein eigener Server in Deutschland (Hetzner, Falkenstein), nur für Ihre Kanzlei.
- Texterkennung und Sprachmodell über Microsoft Azure in der EU-Datenzone.
- Keine Nutzung der Daten zum Training von Sprachmodellen.
- Auf Wunsch Betrieb in der Kanzlei selbst.
Zugriffsregelung, Verschwiegenheit und Löschung bei Vertragsende regeln wir vertraglich mit Ihrer Kanzlei, bevor Daten verarbeitet werden.
Was man zusätzlich tun kann
Bereiche ausschließen, die für die Wissensdatenbank nicht nötig sind, etwa Lohnakten, wenn es nur um Kanzleiwissen geht. Was nicht eingelesen wird, kann auch nicht in einer Antwort auftauchen.
Häufige Fragen
Ist der Einsatz von KI mit der Verschwiegenheitspflicht vereinbar?
Das hängt davon ab, wie die Daten verarbeitet werden und welche Vereinbarungen bestehen. Eine verbindliche Einordnung geben Kammer oder Rechtsberatung.
Wie regelt Goma-IT die Verschwiegenheit?
Vertraglich mit Ihrer Kanzlei, bevor Mandantendaten verarbeitet werden. Was die Vereinbarung enthalten muss, beurteilt Ihre Kanzlei, im Zweifel mit Kammer oder Rechtsberatung.