Wo die Daten Ihrer Kanzlei liegen
Steuerakten, Lohnzettel, Bankauszüge: Eine Steuerkanzlei verwaltet besonders viele vertrauliche Daten Dritter. Auf dieser Seite steht, wie die Wissensdatenbank aufgebaut ist und welche Fragen Sie vor dem Einsatz klären sollten.
Drei Bausteine, drei Orte
- Die Wissensdatenbank auf einem Server nur für Ihre Kanzlei
- Eingelesene Unterlagen und der Suchindex liegen auf einem Server, der nur für Ihre Kanzlei aufgesetzt wird. Er steht in Deutschland, im Rechenzentrum von Hetzner in Falkenstein. Es gibt keine gemeinsame Datenbank mit anderen Kunden.
- Texterkennung und Sprachmodell in der EU-Datenzone
- Damit gescannte Belege lesbar werden und Antworten formuliert werden können, nutzt die Wissensdatenbank Dienste von Microsoft Azure in der EU-Datenzone. Beim Einlesen gehen gescannte Dokumente zur Texterkennung an diesen Dienst. Für eine Antwort erhält das Sprachmodell nur die Ausschnitte, die zur Frage passen, nicht Ihr ganzes Archiv. Zum Trainieren von Sprachmodellen werden Ihre Daten nicht verwendet. Für die Texterkennung nutzen wir Azure AI Document Intelligence, als Sprachmodell Azure OpenAI in der EU-Datenzone.
- Automatisierungen auf eigenen Servern
- Abläufe wie das Zuordnen von Mandantenmails oder das Vorbereiten von Nachforderungen laufen mit n8n auf Servern, die Goma-IT selbst betreibt. Ergebnis sind immer Entwürfe, der Versand bleibt in der Kanzlei. Die Server stehen bei Hostinger in einem Rechenzentrum in der EU. Welches Sprachmodell ein Ablauf nutzt (zum Beispiel Azure OpenAI, OpenAI oder Anthropic), legen wir je Projekt fest und der Kanzlei vorab offen.
Die Angaben zu Texterkennung und Sprachmodell beziehen sich auf die Wissensdatenbank. Für Automatisierungen, den Chatbot auf Ihrer Kanzleiwebsite und für Entwürfe von Rundschreiben oder Beiträgen aus der Sprachnachricht gilt: Welche Dienste und Sprachmodelle dort Eingaben verarbeiten, legen wir je Projekt fest und vor dem Start schriftlich offen. Je nach Einrichtung können dabei auch Anbieter außerhalb der EU beteiligt sein. Ob das für Ihre Kanzlei in Frage kommt, entscheiden Sie mit dieser Aufstellung in der Hand. Einen Überblick über alle Leistungen finden Sie unter Leistungen.
Server in Deutschland oder in der Kanzlei?
Beides ist möglich. Welche Variante zu Ihrer Kanzlei und Ihrer IT passt, besprechen wir vorab.
| Eigener Server in Deutschland | In der Kanzlei | |
|---|---|---|
| Speicherort | Hetzner, Rechenzentrum Falkenstein | Rechner in Ihren Kanzleiräumen |
| Sprachmodell | Microsoft Azure, EU-Datenzone | eigenes Modell auf Ihrer Hardware, vorher im Machbarkeits-Check getestet |
| Voraussetzung | Internetzugang | geeigneter Rechner, Platz und Stromversorgung |
| Betreuung | Goma-IT | Goma-IT per Fernzugang, den Ihre Kanzlei freigibt |
Fragen von Kanzleien zum Datenschutz
Wie unterstützt der Aufbau die Verschwiegenheitspflicht nach dem WTBG?
Die Verschwiegenheit verpflichtet Ihre Kanzlei, auch bei Dienstleistern, die Mandantendaten verarbeiten. Wir unterstützen das mit einem eigenen Server pro Kanzlei und der Möglichkeit, alles in der Kanzlei zu betreiben. Auftragsverarbeitung und Verschwiegenheit regeln wir vertraglich, bevor Daten verarbeitet werden. Die berufsrechtliche Bewertung trifft Ihre Kanzlei.
Wer bei Goma-IT kann Mandantendaten sehen?
Für Einrichtung und Wartung braucht Goma-IT technischen Zugang zum Server. Wer wann zugreifen darf und wie das protokolliert wird, legen wir im Vertrag zur Auftragsverarbeitung fest, den wir vor der ersten Verarbeitung mit Ihrer Kanzlei abschließen.
Können wir einzelne Mandanten oder Bereiche ausnehmen?
Ja. Sie bestimmen, welche Ordner und Postfächer einfließen. Personalakten, einzelne Mandanten oder ganze Bereiche bleiben einfach draußen. Auf Wunsch lassen sich Mandantennamen und ähnliche Angaben anonymisieren, bevor ein Text das Sprachmodell erreicht; ob und wie, legen wir im Projekt für Ihre Kanzlei fest.
Was passiert mit den Daten, wenn wir kündigen?
Der Server ist nur Ihrer Kanzlei zugeordnet. Vorgesehen ist, dass Sie Ihre Daten bei Vertragsende zurückbekommen und sie danach gelöscht werden. Die Einzelheiten regeln wir im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Wie diese Website mit Daten umgeht, lesen Sie in der Datenschutzerklärung.
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Gern auch gemeinsam. Wir erklären Aufbau und Datenflüsse im Detail und was vertraglich zu regeln ist.
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