Was bedeutet der AI Act für eine Steuerkanzlei, die KI im Büro nutzt?
Für die meisten Büroanwendungen einer Kanzlei, etwa Post vorsortieren oder Kanzleiwissen abfragen, sind die Pflichten überschaubar, ein Chatbot auf der Website muss aber als KI erkennbar sein. Strenger wird es, wenn KI etwa in der Personalauswahl eingesetzt wird. Weil die EU Teile des AI Act mit dem Digital-Omnibus überarbeitet hat, lohnt ein Blick auf den aktuellen Stand.
In Kürze
- Der AI Act regelt KI nach Risiko, nicht nach Branche.
- Eine Kanzlei, die KI-Werkzeuge nutzt, ist in der Regel Betreiberin, nicht Anbieterin.
- Chatbots müssen als KI erkennbar sein (Art. 50 Abs. 1 AI Act, seit 2. August 2026).
- KI in der Personalauswahl kann in einen Hochrisiko-Bereich fallen.
- DSGVO und Berufsrecht gelten unabhängig vom AI Act weiter.
Der AI Act ist die europäische Verordnung über künstliche Intelligenz (Verordnung (EU) 2024/1689). Für eine Steuerkanzlei, die KI im Büro einsetzt, sind die meisten Pflichten überschaubar, solange es um Aufgaben wie Post sortieren, Entwürfe vorbereiten oder Kanzleiwissen abfragen geht. Einige Punkte sollte die Kanzlei aber kennen. Dieser Artikel ordnet sie allgemein ein und ersetzt keine Rechtsberatung.
Wie ist der AI Act aufgebaut?
Er teilt KI-Anwendungen nach ihrem Risiko ein, nicht nach Branchen:
| Stufe | Was darunter fällt (vereinfacht) | Folge |
|---|---|---|
| Verboten | bestimmte Praktiken, etwa manipulative Beeinflussung | nicht erlaubt |
| Hohes Risiko | Anwendungen in festgelegten Bereichen, etwa Personalauswahl oder Kreditwürdigkeit | umfangreiche Pflichten |
| Transparenzpflichten | z. B. Systeme, die mit Menschen sprechen | Kennzeichnung |
| Übrige Anwendungen | die meisten Büroanwendungen | keine weiteren besonderen Pflichten, KI-Kompetenz im Team gilt aber auch hier (Art. 4) |
Unabhängig von der Risikostufe gilt seit 2. Februar 2025 Art. 4 AI Act zur KI-Kompetenz der Mitarbeitenden, die mit KI arbeiten. Das betrifft auch einfache Büroanwendungen. Der Digital-Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744) hat die Vorgabe im Juli 2026 abgeschwächt, aber nicht aufgehoben: Statt ein ausreichendes Kompetenzniveau sicherzustellen, ergreifen Betreiber nun Maßnahmen, die diese Kompetenz fördern.
Für die Einordnung zählt, wofür ein System eingesetzt wird. Dasselbe Sprachmodell kann beim Vorsortieren von Mails unkritisch sein und bei der Auswahl von Bewerbern unter strengere Regeln fallen.
Ist die Kanzlei Anbieterin oder Betreiberin?
Der AI Act unterscheidet zwischen Anbietern, die ein KI-System entwickeln oder unter eigenem Namen in Verkehr bringen, und Betreibern, die es in eigener Verantwortung nutzen. Eine Kanzlei, die ein Werkzeug eines Dienstleisters für interne Abläufe verwendet, ist in aller Regel Betreiberin. Die meisten technischen Pflichten treffen den Anbieter. Wo die Grenze im Einzelfall verläuft, etwa wenn ein System stark an die Kanzlei angepasst wird, ist eine rechtliche Frage.
Was gilt für einen Chatbot auf der Kanzleiwebsite?
Wer mit einem Chatbot schreibt, muss erkennen können, dass er mit einer KI spricht. Das verlangt Art. 50 Abs. 1 AI Act seit 2. August 2026. In der Praxis heißt das: Ein deutlicher Hinweis im Chatfenster, bevor das Gespräch beginnt. Der Website-Chatbot von Goma-IT ist so gekennzeichnet.
Wo könnte eine Kanzlei in einen Hochrisiko-Bereich geraten?
Selten bei der Mandantenarbeit, eher bei internen Themen. Ein Beispiel: Setzt eine Kanzlei KI ein, um Bewerbungen für eine Stelle in der Lohnverrechnung vorzusortieren oder zu bewerten, betrifft das einen Bereich, den der AI Act als hohes Risiko einstuft. Dann gelten zusätzliche Pflichten, etwa zur menschlichen Aufsicht. Wer so etwas plant, sollte sich vorher rechtlich beraten lassen.
Bei den Leistungen von Goma-IT, also Automatisierung von Büroabläufen, Wissensdatenbank, Website-Chatbot, Content-Entwürfen und lokaler KI, ist eine Bewerberauswahl nicht vorgesehen.
Was hat sich durch den Digital-Omnibus geändert?
Die EU hat mit dem sogenannten Digital-Omnibus Teile mehrerer Digitalgesetze überarbeitet, darunter auch Bestimmungen und Zeitpläne des AI Act. Welche Pflichten ab wann gelten, hat sich dadurch teilweise verschoben. Wir nennen deshalb hier bewusst keine weiteren Termine. Den aktuellen Stand findet man in der konsolidierten Fassung im Amtsblatt der EU; Kammer und Fachmedien informieren laufend darüber.
Was sollte eine Kanzlei jetzt praktisch tun?
- Überblick verschaffen: Welche KI-Werkzeuge werden in der Kanzlei genutzt, auch inoffiziell, etwa ChatGPT am Handy?
- Zweck festhalten: Wofür wird jedes Werkzeug eingesetzt? Das bestimmt die Einordnung.
- Team schulen: Wer KI nutzt, sollte wissen, wie man Ergebnisse prüft und welche Daten nicht hineingehören. Darum geht es bei der KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act; eine kurze Einweisung und eine schriftliche Regel helfen dabei.
- Kennzeichnen: Chatbots auf der Website als KI erkennbar machen.
- Datenschutz mitdenken: Die DSGVO und die berufliche Verschwiegenheit gelten unabhängig vom AI Act.
Wie die Datenflüsse bei den Leistungen von Goma-IT aussehen, steht auf der Seite Datenschutz und Hosting.
Häufige Fragen
Muss eine Kanzlei ihre KI-Werkzeuge irgendwo anmelden?
Für übliche Büroanwendungen ist uns keine Anmeldepflicht für Betreiber bekannt. Für Hochrisiko-Systeme sieht der AI Act eigene Pflichten vor. Ob ein Werkzeug darunter fällt, sollte die Kanzlei im Zweifel rechtlich prüfen lassen.
Ändert der AI Act etwas an der Verschwiegenheitspflicht?
Nein. Die berufliche Verschwiegenheit nach dem WTBG 2017 und die DSGVO gelten unabhängig davon. Der AI Act kommt als weiterer Rahmen hinzu.