Ein Chatbot für die Kanzleiwebsite, der Organisatorisches klärt und Steuerfragen weitergibt
Interessenten und Mandanten fragen auf Ihrer Website nach Erreichbarkeit, Unterlagen oder einem ersten Termin. Der Chatbot antwortet aus Texten, die Ihre Kanzlei freigegeben hat, und gibt alles Steuerliche an Ihr Team weiter.
Wo es heute hakt
Am Telefon und im Kontaktformular einer Steuerkanzlei kommen viele Fragen, die nichts mit Steuern zu tun haben: Wann ist das Sekretariat besetzt, welche Unterlagen braucht es für die Arbeitnehmerveranlagung, nimmt die Kanzlei noch neue Mandanten, betreut sie auch Vereine? Beantwortet werden sie meist von jemandem, der gerade an etwas anderem sitzt.
Neue Anfragen kommen zudem oft unvollständig an. Bevor die Kanzleileitung entscheiden kann, ob ein Erstgespräch passt, braucht es Rückfragen zu Rechtsform, Umfang und Branche.
Was das in der Praxis heißt
Beispiele für mögliche Abläufe, keine Kundenfälle. Was bei Ihnen sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch.
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Erreichbarkeit und Kanzleiorganisation
Öffnungszeiten, Urlaubssperren rund um Weihnachten, wie Unterlagen übermittelt werden sollen: Der Chatbot antwortet aus dem Text, den die Kanzlei dafür hinterlegt hat, auch am Abend.
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Unterlagenliste für die Arbeitnehmerveranlagung
Fragt jemand, was er mitbringen soll, nennt der Chatbot die Liste, die Ihre Kanzlei dafür veröffentlicht hat. Ob eine bestimmte Ausgabe absetzbar ist, beantwortet er nicht.
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Anfrage für ein Erstgespräch vorbereiten
Möchte ein Unternehmen Mandant werden, fragt der Chatbot die Angaben ab, die Ihre Kanzleileitung vorab braucht, zum Beispiel Rechtsform, Branche und ob Lohnverrechnung dazukommt, und schickt die Anfrage gesammelt an das vereinbarte Postfach.
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Termin vorschlagen und eintragen
Freie Zeiten aus dem Kanzleikalender, etwa Outlook oder Google Kalender, schlägt er vor und trägt den gewählten Termin ein. Welche Kalender sich dafür anbinden lassen, klären wir vor dem Start.
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Übergabe bei steuerlichen Fragen
„Muss ich mich als Vermieterin selbst um die Umsatzsteuer kümmern?“ Auf solche Fragen antwortet der Chatbot nicht inhaltlich, sondern bietet an, die Frage an die Kanzlei weiterzugeben oder einen Termin zu vereinbaren.
So läuft es ab
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Fragen sammeln
Sekretariat und Kanzleileitung schreiben auf, welche Fragen am Telefon und per Mail immer wieder kommen. Daraus ergibt sich, ob sich ein Chatbot überhaupt lohnt.
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Antworttexte freigeben
Ihre Kanzlei legt fest, aus welchen Texten der Chatbot antworten darf und welche Themen er an das Team übergibt. Steuerliche Fragen gehören immer dazu.
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Dienste offenlegen und testen
Vor dem Start legen wir schriftlich offen, welche Dienste die Eingaben verarbeiten. Danach testet Ihr Team den Chatbot mit typischen und mit absichtlich heiklen Fragen.
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Start und Nachschärfen
Nach dem Start sehen wir gemeinsam an, wo der Chatbot übergeben musste, und ergänzen die freigegebenen Texte, wo es sinnvoll ist.
Was bewusst nicht dazugehört
- Er gibt keine steuerliche Auskunft und keine Einschätzung zu einem konkreten Fall, auch nicht auf Nachfrage.
- Er nimmt keine Belege, Bescheide oder sonstigen steuerlichen Unterlagen entgegen.
- Er sagt weder Honorare noch Fristen zu.
- Bei wenigen, sehr unterschiedlichen Anfragen lohnt er sich nicht. Das sagen wir Ihnen dann auch so.
Ihre Daten
Welche Dienste die Eingaben im Chat verarbeiten, legen wir vor dem Start schriftlich offen. Je nach Einrichtung können auch Anbieter außerhalb der EU beteiligt sein, das sehen Sie vorher in dieser Aufstellung. Der Chatbot ist als KI gekennzeichnet und fragt nur die Angaben ab, die Ihre Kanzlei festlegt. Die Einordnung nach DSGVO und Berufsrecht trifft Ihre Kanzlei.
Häufige Fragen
Darf ein Chatbot auf der Website einer Steuerkanzlei Fragen beantworten?
Organisatorische Fragen ja, steuerliche Beratung nein. Der Chatbot ist so eingerichtet, dass er bei Steuerfragen an die Kanzlei übergibt. Die berufsrechtliche Einordnung bleibt bei Ihrer Kanzlei.
Erkennen Besucher, dass sie mit einer KI schreiben?
Ja. Der Chatbot ist als KI gekennzeichnet, wie es Art. 50 Abs. 1 AI Act seit 2. August 2026 verlangt.
Was passiert, wenn der Chatbot eine Frage nicht beantworten kann?
Er sagt das und bietet an, die Frage mit den Kontaktdaten an Ihr Team weiterzugeben oder einen Termin vorzuschlagen.
Können Mandanten über den Chatbot Unterlagen schicken?
Nein. Steuerliche Unterlagen gehören in den Übermittlungsweg, den Ihre Kanzlei dafür vorsieht, etwa ein Mandantenportal. Der Chatbot verweist darauf.
Welche Angaben fragt er bei neuen Anfragen ab?
Genau die, die Ihre Kanzlei festlegt. Üblich sind Name, Kontakt, Rechtsform, Branche und gewünschte Leistungen, mehr nicht.
Passt dazu
Passt das zu Ihrer Kanzlei?
Im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Abläufe an und sagen ehrlich, ob sich dieser Baustein für Sie lohnt.
Lieber gleich reden? Rufen Sie an:
+43 699 17119818