ChatGPT in der Kanzlei: Wo liegen die Risiken?
Das größte Risiko liegt darin, dass Mandantendaten in einen Dienst gelangen, für den keine passende Vereinbarung besteht. Dazu kommen fachlich falsche Antworten, die überzeugend klingen. Klare Regeln, welche Dienste wofür genutzt werden dürfen, sind der erste Schritt.
In Kürze
- Mandantendaten haben in öffentlichen Chatbots ohne passende Vereinbarung nichts verloren.
- Allgemeine Chatbots können steuerliche Auskünfte falsch und überzeugend formulieren.
- Eine schriftliche Regel für das Team schafft Klarheit.
- Für Arbeit mit Mandantendaten braucht es eine Lösung mit klarer Datenverarbeitung.
Warum die Frage dringend ist
Viele Mitarbeiter nutzen Chatbots längst, oft privat am Handy oder im Browser. Sie formulieren damit Mails, lassen sich Begriffe erklären oder Texte kürzen. Solange keine Mandantendaten im Spiel sind, ist das Risiko überschaubar. Kopiert jemand aber eine Mandantenmail mit Namen und Zahlen hinein, sind die Daten außerhalb der Kanzlei.
Die drei Risiken
Daten: Je nach Dienst, Version und Einstellung können Eingaben gespeichert oder für die Weiterentwicklung genutzt werden. Verbraucher- und Geschäftsversionen unterscheiden sich dabei: OpenAI zum Beispiel kann laut eigener Angabe Inhalte aus ChatGPT für Privatpersonen zum Training verwenden, sofern man das in den Einstellungen nicht abschaltet, bei den Geschäftsangeboten standardmäßig nicht (Stand Oktober 2026). Für Mandantendaten braucht es darüber hinaus klare Vereinbarungen.
Fachliche Fehler: Ein allgemeiner Chatbot kennt das österreichische Steuerrecht nicht verlässlich und gibt keine Quellen an, auf die man sich stützen kann. Er formuliert aber so, dass Antworten richtig klingen.
Verantwortung: Was an Mandanten geht, verantwortet die Kanzlei, unabhängig davon, wer den Text vorbereitet hat.
Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Ob die Bedingungen eines Dienstes für Mandantendaten ausreichen, beurteilt Ihre Kanzlei, im Zweifel mit Kammer oder Rechtsberatung.
Eine Regel für das Team
Eine halbe Seite reicht:
- Welche Dienste dürfen genutzt werden?
- Welche Daten dürfen nie eingegeben werden: Namen, Steuernummern, Zahlen von Mandanten.
- Fachliche Aussagen aus einem Chatbot werden nie ungeprüft übernommen.
Die Alternative für Mandantendaten
Eine Lösung, bei der klar ist, wo die Daten liegen und wer sie verarbeitet. Bei der Wissensdatenbank von Goma-IT sind das ein eigener Server in Deutschland, Microsoft Azure in der EU-Datenzone für das Sprachmodell, keine Nutzung zum Training und auf Wunsch Betrieb in der Kanzlei. Antworten beziehen sich auf Ihre eigenen Dokumente und nennen die Quelle.
Häufige Fragen
Sollen wir ChatGPT in der Kanzlei verbieten?
Ein Verbot ist schwer durchzusetzen. Wirksamer ist eine klare Regel, wofür ein Dienst genutzt werden darf und welche Daten nie hineingehören.
Gibt es Geschäftsversionen mit besseren Bedingungen?
Ja, Anbieter von Chatbots haben Geschäftsversionen mit eigenen Bedingungen. OpenAI etwa gibt an, Eingaben aus ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und der API standardmäßig nicht zum Training zu verwenden (Stand Oktober 2026). Ob die Bedingungen eines Dienstes für Mandantendaten und die berufliche Verschwiegenheit ausreichen, muss die Kanzlei für jeden Dienst selbst bewerten.