Was Goma-IT für Steuerkanzleien macht

Fünf Leistungen, eine Regel: Die KI bereitet vor, die Kanzlei entscheidet. Hier steht, was jede davon für Kanzleiinhaber, Kanzleileitung, Buchhaltung und Lohnverrechnung konkret erledigt und wo ihre Grenzen liegen.

Mandantenpostfach und Belegnachforderung automatisieren

Ins Kanzleipostfach kommen Kontoauszüge, Eingangsrechnungen, Stundenlisten, Bescheide in Kopie und Terminbitten bunt gemischt. Ein Ablauf im Automatisierungswerkzeug n8n, also ein fest eingerichteter Arbeitsschritt im Hintergrund, liest mit, erkennt Mandant und Anliegen, legt Anhänge im vereinbarten Ordner ab und schlägt vor, wer zuständig ist: die Buchhaltung für Belege, die Lohnverrechnung für Eintritte und Stunden, die Kanzleileitung für alles, was nach Frist oder Beschwerde klingt.

Vor der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) oder dem Jahresabschluss vergleicht ein zweiter Ablauf die Liste offener Posten, die Ihre Buchhaltung bereitstellt, mit dem Belegeingang und entwirft je Mandant eine Nachforderung, die genau die fehlenden Positionen nennt. Fehlen bei einer Eintrittsmeldung Angaben wie Wochenstunden oder Einstufung, bekommt die Lohnverrechnung einen Rückfrage-Entwurf. Alles bleibt Entwurf, bis jemand in der Kanzlei ihn freigibt und selbst versendet.

n8n läuft auf Servern, die Goma-IT selbst betreibt (Hostinger, EU). BMD, RZL, DATEV und Ihr Mailsystem bleiben, wie sie sind. Für den Anfang genügt oft ein Export oder ein Ordner im Netzlaufwerk statt eines direkten Zugriffs auf die Kanzleisoftware.

Grenze: Die Automatisierung bucht nicht und beurteilt keine steuerlichen Sachverhalte, sie sortiert, vergleicht und formuliert vor.

Mehr zur Automatisierung in der Kanzlei · Anwendungsfall Mandantenanfragen · Anwendungsfall Belege nachfordern

Wissensdatenbank für Kanzleihandbuch und Rundschreiben

Das Kanzleihandbuch, interne Rundschreiben, die Checklisten für Abschluss und Arbeitnehmerveranlagung, Musterschreiben und Besprechungsprotokolle: Die KI-Wissensdatenbank liest ein, was Ihre Kanzlei dafür auswählt. Gefragt wird in normaler Sprache, zum Beispiel „Wie übernehmen wir einen Mandanten von einer anderen Kanzlei?“ oder „Was gehört laut Rundschreiben vom Frühjahr zur Lohnkonten-Prüfung?“. Die Antwort verweist immer auf das Quelldokument.

Neue Kolleginnen und Kollegen in Buchhaltung und Lohnverrechnung finden so selbst, was sonst eine erfahrene Mitarbeiterin erklären müsste. Fachinformationen, die Ihre Kanzlei bezieht, können einfließen, soweit die Nutzungsbedingungen des Herausgebers das erlauben.

Die Wissensdatenbank ist ein eigenes Produkt von Goma-IT. Sie läuft auf einem eigenen Server in Deutschland (Hetzner, Falkenstein) oder in Ihrer Kanzlei. Die Texterkennung, die auch eingescannte Seiten lesbar macht, und das Sprachmodell, die KI, die die Antwort formuliert, laufen über Microsoft Azure in der EU-Datenzone, also in Rechenzentren innerhalb der EU, ohne Training mit Ihren Daten. Maßstab für die Abnahme sind 20 Erfolgsfragen, die Ihre Kanzlei vorher festlegt. Was gilt, wenn die Abnahme nicht passt, steht im Angebot.

Grenze: Sie kennt nur, was eingelesen wurde. Ist eine Checkliste veraltet, ist es auch die Antwort.

Mehr zur KI-Wissensdatenbank · Anwendungsfall Kanzleiwissen abfragen · Ratgeber zum Kanzleihandbuch

Chatbot auf der Kanzleiwebsite, nur für Organisatorisches

Bevor jemand in der Kanzlei anruft, will er oft nur wissen: Sind Sie zwischen den Feiertagen erreichbar? Was soll ich zur Arbeitnehmerveranlagung mitbringen? Wie läuft ein Wechsel vom bisherigen Steuerberater? Der Chatbot beantwortet solche Fragen aus Texten, die Ihre Kanzlei freigegeben hat, auch am Abend und am Wochenende.

Möchte jemand Mandant werden, fragt er nach, was die Kanzleileitung für ein Erstgespräch braucht, etwa Rechtsform, Branche und ob auch Lohnverrechnung gewünscht ist, und schickt die Anfrage vollständig weiter. Er schlägt freie Termine aus Ihrem Kalender vor (zum Beispiel Outlook oder Google Kalender) und trägt den gewählten ein. Welche Angaben er abfragt, legen Sie fest. Steuerliche Unterlagen gehören nicht in ein Chatfenster.

Steuerliche Auskünfte gibt der Chatbot ausdrücklich nicht. Fragt jemand „Kann ich das absetzen?“, verweist er auf ein Gespräch mit der Kanzlei und übergibt an Ihr Team, ebenso wenn er sonst nicht weiterweiß. Er ist als KI gekennzeichnet, wie es Art. 50 Abs. 1 AI Act seit 2. August 2026 verlangt. Welche Dienste die Eingaben verarbeiten, legen wir vor dem Start schriftlich offen.

Grenze: Er lohnt sich nur, wenn auf Ihrer Website immer wieder dieselben organisatorischen Fragen kommen.

Mehr zum Website-Chatbot · Ratgeber zum Kanzlei-Chatbot

Mandantenrundschreiben, Newsletter und LinkedIn aus einer Sprachnachricht

Nach einer Gesetzesänderung oder einer Fachtagung spricht eine Steuerberaterin ein paar Minuten ins Handy: was sich ändert, welche Mandanten es betrifft, worauf sie jetzt achten sollten. Daraus entstehen Entwürfe für das Mandantenrundschreiben, den Newsletter, einen Beitrag auf der Kanzleiwebsite oder auf LinkedIn. Den Tonfall Ihrer Kanzlei halten wir vorher in einem Stilprofil fest, damit der Text nicht nach Agentur klingt.

Jeder Entwurf wird von einem Berufsträger Ihrer Kanzlei fachlich geprüft, bevor ihn jemand freigibt. Online oder an Mandanten geht nichts ohne Freigabe. Ob Inhalt und Aufmachung zu den berufsrechtlichen Regeln für Werbung passen, beurteilt Ihre Kanzlei. Welche Dienste Sprachnachricht und Entwürfe verarbeiten, legen wir vor dem Start schriftlich offen.

Grenze: Ein Sprachmodell kann Beträge, Fristen und Paragrafen falsch wiedergeben, deshalb ist die fachliche Prüfung fester Teil des Ablaufs.

Mehr zur Content-Automatisierung · Ratgeber zum Rundschreiben mit KI

Lokale KI, wenn Mandantendaten das Haus nicht verlassen sollen

Manche Kanzleien wollen Mandantendaten wegen der Verschwiegenheit überhaupt keinem externen Server anvertrauen, auch keinem in der EU. Für sie läuft ein eigenes Sprachmodell auf GPU-Hardware, also einem Rechner mit leistungsfähigen Grafikprozessoren, in den Kanzleiräumen. Ob Wissensdatenbank oder Postfach-Abläufe darauf aufsetzen können und in welcher Qualität, zeigt sich vor dem Kauf.

Der Ablauf: Erstgespräch, dann ein Machbarkeits-Check auf gemieteter GPU-Rechenleistung in einem EU-Rechenzentrum, damit Sie Ergebnisse sehen, bevor Hardware angeschafft wird. Dieser Test kann auf Wunsch mit Musterdaten erfolgen. Danach erhalten Sie eine Stückliste, wir installieren das System und betreuen es per Fernzugang, den Ihre Kanzlei freigibt. Die berufsrechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen.

Grenze: Ein Modell im Haus braucht Anschaffung, Platz und Strom und kann bei manchen Aufgaben schwächer sein als ein großes Modell im Rechenzentrum.

Mehr zur lokalen KI · Datenschutz und Hosting · Ratgeber zu Verschwiegenheit und KI

Vom Zeitfresser zum Plan

Jede Kanzlei arbeitet mit einer anderen Mischung aus Kanzleisoftware, Postfächern, Ablagen und Mandantenportalen. Welche davon sich einbinden lassen, hängt von Version, gebuchten Modulen und Lizenz ab. Deshalb sagen wir zu keiner Anbindung vorab zu, sondern gehen in vier Schritten vor:

Erstgespräch: Eine halbe Stunde, kostenlos. Sie schildern, welche Arbeit sich in Ihrer Kanzlei wiederholt.
Zeitfresser finden: Wir sehen uns mit Ihnen an, welche Programme, Postfächer und Ablagen beteiligt sind und welche Exporte oder Schnittstellen (offizielle Zugänge, über die Programme Daten austauschen) es gibt.
Plan für einen schlanken Ablauf: Sie bekommen eine klare Aussage, was davon sinnvoll und machbar ist, und ein schriftliches Angebot. Lohnt sich der Aufwand nicht, steht auch das darin.
Umsetzen und betreuen: Nach Ihrer Freigabe und einem Probelauf mit echten Fällen geht der erste Ablauf in Betrieb; die Wissensdatenbank wird an 20 Erfolgsfragen abgenommen. Goma-IT betreut beides weiter.

Alle Beispiele auf dieser Seite beschreiben, was typischerweise möglich ist. Ob ein bestimmter Weg bei Ihnen offensteht, zeigt diese Prüfung.

Fragen zu den Leistungen

Womit fängt eine Steuerkanzlei am besten an?

Dort, wo jede Woche dieselbe Arbeit anfällt. In der einen Kanzlei ist das das Sortieren der Mandantenpost, in der anderen das Nachfragen im Team, wie etwas gemacht wird. Im Erstgespräch gehen wir Ihren Kanzleialltag durch und schlagen eine Leistung als Anfang vor, oder raten ab, wenn sich der Aufwand nicht lohnt.

Wo ziehen die Leistungen die Grenze zur steuerlichen Auskunft?

Vor jeder Auskunft an Mandanten. Automatisierung und Content-Automatisierung liefern Entwürfe, die Wissensdatenbank zitiert Ihre eigenen Unterlagen, und der Chatbot beschränkt sich auf Organisatorisches. Steuerliche Beurteilung und jede Auskunft an Mandanten bleiben bei den Berufsberechtigten Ihrer Kanzlei.

Müssen wir mehrere Leistungen gleichzeitig beauftragen?

Nein. Jede Leistung lässt sich für sich einführen. Manche ergänzen sich, etwa eine Automatisierung für das Postfach und die Wissensdatenbank für Rückfragen im Team, aber das ist keine Voraussetzung.

Wer in der Kanzlei arbeitet damit im Alltag?

Die Buchhaltung prüft Zuordnungen und Nachforderungen, die Lohnverrechnung ihre Rückfragen zu Ein- und Austritten, alle im Team fragen die Wissensdatenbank. Kanzleiinhaber und Kanzleileitung legen fest, was automatisiert wird, und geben Rundschreiben oder Website-Texte frei.

Wo in Ihrer Kanzlei Zeit verloren geht, klären wir am besten im kostenlosen Erstgespräch. Lieber schriftlich? Dann nutzen Sie das Kontaktformular.

Ratgeber zum Thema

Womit fängt eine kleine Steuerkanzlei mit KI am besten an?

Welche dieser Aufgaben kennen Sie aus Ihrer Kanzlei?

Im kostenlosen Erstgespräch, 30 Minuten am Telefon, online oder vor Ort in Vorarlberg, klären wir, welche Leistung zu Ihrer Kanzlei passt.

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