Wie werden Kanzleihandbuch, Rundschreiben und Vorlagen per Frage durchsuchbar?
Eine Wissensdatenbank liest Kanzleihandbuch, interne Rundschreiben, Checklisten und Vorlagen ein und beantwortet Fragen dazu mit Verweis auf das Dokument. Neue und bestehende Mitarbeiter finden so schneller heraus, wie die Kanzlei etwas handhabt.
In Kürze
- Internes Wissen liegt verteilt auf Handbuch, Rundschreiben, Mails und Vorlagen.
- Neue Mitarbeiter fragen oft dasselbe, weil sie nicht wissen, wo es steht.
- Jede Antwort verweist auf das interne Dokument.
- Die Wissensdatenbank ersetzt keine fachliche Recherche in Gesetz und Rechtsprechung.
Welches Wissen gemeint ist
Nicht das Steuerrecht selbst, sondern das, wie die Kanzlei arbeitet:
- Wie wird ein neuer Mandant angelegt, welche Unterlagen braucht es?
- Welche Checkliste gilt für den Jahresabschluss bei Personengesellschaften?
- Wie wird mit Fristverlängerungen umgegangen?
- Welche Vorlage verwenden wir für das Anschreiben zur Arbeitnehmerveranlagung?
Wo dieses Wissen heute liegt
Im Kanzleihandbuch, sofern es aktuell ist. In Rundschreiben, die per Mail verschickt wurden. In Vorlagenordnern mit Dateinamen, die nur Eingeweihte verstehen. Und in den Köpfen der Erfahrenen.
Wie die Wissensdatenbank hilft
Sie liest diese Dokumente ein und beantwortet Fragen wie „Welche Unterlagen brauchen wir für die Gründung einer GmbH?“ mit Verweis auf die Stelle im Kanzleihandbuch oder die Checkliste. Wer prüfen will, öffnet das Original. Wie das Team damit im Alltag arbeitet, zeigt der Anwendungsfall Kanzleiwissen abfragen.
Was vorher geklärt sein sollte
- Welche Ordner einfließen, und welche bewusst nicht, etwa Mandantenakten.
- Wie veraltete Dokumente gekennzeichnet werden.
- Wer die Inhalte aktuell hält, wenn sich interne Abläufe ändern.
Was sie nicht ersetzt
Die fachliche Recherche in Gesetzen, Richtlinien und Fachliteratur und die Beurteilung konkreter Fälle. Sie ist ein Nachschlagewerk für die eigene Kanzlei, kein Steuerberater.
Häufige Fragen
Kann die Wissensdatenbank auch Steuerrecht beantworten?
Sie antwortet aus den Dokumenten, die Sie einlesen. Für Gesetze, Richtlinien und Rechtsprechung gibt es eigene Fachdatenbanken. Die Wissensdatenbank ist für das interne Kanzleiwissen gedacht.
Was ist mit veralteten Rundschreiben?
Die sollten als überholt gekennzeichnet oder aus den eingelesenen Ordnern entfernt werden. Sonst zeigt die Wissensdatenbank auch alte Stände.