Welche Unterlagen einer Steuerkanzlei gehören in eine KI-Wissensdatenbank und welche nicht?

Eine KI-Wissensdatenbank kann nur so gut antworten wie die Unterlagen, die in ihr stecken. Bevor es losgeht, steht deshalb eine einfache Frage: Was soll das Team damit nachschlagen können? In einer Steuerkanzlei ist die Antwort meist das Kanzleiwissen, also die Regeln, Vorlagen und Abläufe, nach denen gearbeitet wird. Mandantenakten gehören in der Regel nicht dazu.

Was ist eine KI-Wissensdatenbank kurz erklärt?

Ein System, dem man Fragen in normaler Sprache stellt, etwa „Wie gehen wir bei einer Mandatsübernahme vor?“. Es sucht in den hinterlegten Dokumenten die passenden Stellen, formuliert daraus eine Antwort und nennt das Dokument, aus dem sie stammt. Anders als ein allgemeiner Chatbot wie ChatGPT antwortet es nicht aus allgemeinem Wissen, sondern aus den Unterlagen der eigenen Kanzlei.

Welche Unterlagen eignen sich besonders gut?

Alles, was festhält, wie die Kanzlei arbeitet, und was häufig nachgefragt wird:

• Kanzleihandbuch und Arbeitsanweisungen: etwa zur Mandatsannahme, zur Ablage oder zur Fristenkontrolle
• Checklisten: für Jahresabschluss, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Arbeitnehmerveranlagung, Lohnverrechnung
• Musterschreiben und Vorlagen: Vollmachtsanforderung, Unterlagenanforderung, Begleitschreiben zum Bescheid
• Rundmails der Kanzleileitung: in denen festgelegt wurde, wie etwas ab sofort gehandhabt wird
• Interne Schulungsunterlagen: etwa Zusammenfassungen von Fortbildungen, die im Team geteilt wurden

Gerade die Rundmails sind wertvoll, weil darin oft Entscheidungen stehen, die nie ins Handbuch gewandert sind.

Was sollte draußen bleiben?

Unterlage	Empfehlung	Grund
Mandantenakten und Korrespondenz	in der Regel nicht	Für Fragen zum Kanzleiwissen nicht nötig, heikel wegen Verschwiegenheit
Lohn- und Personalakten	nicht	Sensible Daten, die niemand per Frage abrufen soll
Honorarvereinbarungen einzelner Mandanten	nicht	Vertraulich, nur für wenige bestimmt
Entwürfe und veraltete Fassungen	aussortieren	Führen zu widersprüchlichen Antworten
Allgemeine Fachliteratur	nur mit Nutzungsrecht	Urheberrecht und Lizenzbedingungen beachten

Der Grundsatz dahinter: Was nicht eingelesen wird, kann auch nicht in einer Antwort auftauchen. Wer nur Kanzleiwissen aufnimmt, hält das Risiko klein.

Warum ist Aufräumen vorher so wichtig?

Weil eine Wissensdatenbank nicht weiß, welche Fassung gilt. Liegen im Ordner die Checkliste von 2021 und die überarbeitete von 2025 nebeneinander, kann die Antwort aus der alten stammen. Die Quellenangabe zeigt das zwar, aber es kostet Vertrauen.

Ein praktischer Weg: Einen eigenen Ordner für die Wissensdatenbank anlegen und nur das hineinkopieren, was gilt. Alte Fassungen bleiben, wo sie sind, für den Fall, dass jemand nachsehen muss, wie es früher war.

Wie geht man mit Unterlagen für einzelne Bereiche um?

In größeren Kanzleien gibt es Unterlagen, die nur für Lohnverrechnung oder nur für die Wirtschaftsprüfung gedacht sind. Sie können trotzdem aufgenommen werden; eine Antwort nennt immer das Dokument, sodass klar ist, für welchen Bereich es gilt. Ob einzelne Bereiche nur für bestimmte Personen abrufbar sein sollen, besprechen wir vor der Einrichtung.

Was ist mit Scans und alten Word-Dateien?

Gescannte Dokumente werden per Texterkennung lesbar gemacht, also in Text umgewandelt, den das System durchsuchen kann. Bei sauberen Scans klappt das meist gut, bei schiefen Fotos oder handschriftlichen Notizen weniger. Alte Word- und Excel-Dateien sind in der Regel kein Problem. Wichtiger als das Format ist, ob der Inhalt noch gilt.

Wo liegen die Unterlagen dann?

Bei der Wissensdatenbank von Goma-IT auf einem eigenen Server in Deutschland (Hetzner, Falkenstein), nur für Ihre Kanzlei. Texterkennung und Sprachmodell laufen über Microsoft Azure in der EU-Datenzone, ohne Nutzung der Daten zum Training. Auf Wunsch ist auch ein Betrieb in der Kanzlei möglich.

Wie Fragen und Antworten im Alltag aussehen, zeigt der Anwendungsfall Kanzleiwissen abfragen.