Kanzleiübergabe: Wie bleibt das Wissen der Gründerin oder des Seniorpartners in der Kanzlei?

Wenn eine Kanzleigründerin in Pension geht oder ein Seniorpartner ausscheidet, geht mehr als ein Name am Türschild. Mit dieser Person geht das Wissen, warum bestimmte Dinge in der Kanzlei so gemacht werden, wie man mit schwierigen Situationen umgeht, welche Vorlage wofür entstanden ist. Ein Teil davon lässt sich festhalten und für das Team abrufbar machen. Ein anderer Teil nicht.

Welches Wissen geht bei einer Übergabe typischerweise verloren?

Nicht das Fachwissen, das steht in Gesetzen, Richtlinien und Kommentaren. Verloren geht das Wissen über die eigene Kanzlei:

• warum ein Ablauf so und nicht anders organisiert ist
• welche Sonderregelungen für bestimmte Mandantengruppen gelten
• wie man in heiklen Fällen vorgeht, etwa bei einer Betriebsprüfung oder einem Mandantenkonflikt
• welche Vorlage für welchen Zweck gedacht ist und welche nur aus Gewohnheit noch herumliegt
• welche Erfahrungen mit bestimmten Abläufen bei Finanzamt oder Sozialversicherung gemacht wurden

Vieles davon wurde nie aufgeschrieben, weil es nie nötig war. Die Person war ja da.

Wie hält man solches Wissen am einfachsten fest?

Kaum jemand setzt sich hin und schreibt ein Handbuch über die eigene Erfahrung. Leichter geht es so:

Im Gespräch: Die Nachfolgerin oder eine Mitarbeiterin stellt Fragen, die Antworten werden aufgezeichnet oder mitgeschrieben. Ein Gespräch pro Woche über ein Thema reicht.

Per Sprachaufnahme: Nach einer Besprechung oder einem Abschluss spricht der Seniorpartner kurz ein, was er dabei beachtet hat. Daraus lässt sich ein lesbarer Vermerk erstellen, den er durchsieht.

Beim Anlass: Wenn eine Situation auftritt, die nur er kennt, wird sie genau dann dokumentiert, nicht aus der Erinnerung Monate später.

Wichtig ist, dass jemand diese Aufgabe verantwortet und dass dafür Zeit eingeplant wird. Ohne beides bleibt es beim Vorsatz.

Was macht eine Wissensdatenbank mit diesen Notizen?

Sie macht sie auffindbar. Statt in einem Ordner mit Dutzenden Vermerken zu blättern, fragt jemand: „Wie sind wir bisher mit Ergänzungsersuchen bei Vermietungsmandanten umgegangen?“ Die Antwort stammt aus den Vermerken und Rundmails, die dazu existieren, und nennt die Quelle. So ist erkennbar, von wem eine Regel stammt und aus welcher Zeit.

Ein Beispiel: Eine Kanzlei hält über ein Jahr hinweg in kurzen Vermerken fest, wie der Gründer bestimmte Abläufe handhabt. Nach seinem Ausscheiden kann das Team diese Vermerke per Frage durchsuchen und muss nicht mehr anrufen, um nachzufragen.

Was lässt sich so nicht übertragen?

Die persönliche Beziehung zu Mandanten. Ein Mandant, der seit zwanzig Jahren mit derselben Person spricht, lässt sich nicht per Dokument übergeben. Dafür braucht es gemeinsame Termine und eine bewusste Übergabe.

Auch das fachliche Urteil in Grenzfällen bleibt eine Frage der Erfahrung. Eine Wissensdatenbank kann zeigen, wie früher entschieden wurde, aber nicht, ob das im neuen Fall wieder passt.

Was ist mit Notizen zu einzelnen Mandanten?

Hier ist Vorsicht angebracht. Mandantenbezogene Vermerke fallen unter die berufliche Verschwiegenheit und den Datenschutz. Ob und wie sie in eine Wissensdatenbank gehören, sollte die Kanzlei vorab klären; dieser Text ersetzt dazu keine Rechtsberatung. Ein praktikabler Weg ist, allgemeine Erfahrungen ohne Mandantennamen festzuhalten und mandantenbezogene Notizen in der Mandantenakte zu lassen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Möglichst früh. Wer ein oder zwei Jahre vor der Übergabe beginnt, kann Wissen dann festhalten, wenn es im Alltag gebraucht wird. Wer erst in den letzten Wochen startet, bekommt eine Liste aus der Erinnerung, und die ist lückenhaft.

Wie das Team im Alltag mit festgehaltenem Kanzleiwissen arbeitet, zeigt der Anwendungsfall Kanzleiwissen abfragen.