Antworten aus Kanzleihandbuch und Rundschreiben, mit Fundstelle statt Sucherei im Ordner
Ihr Team fragt in normaler Sprache, wie die Kanzlei etwas handhabt, und bekommt die Antwort aus Kanzleihandbuch, internen Rundschreiben, Checklisten und Musterschreiben, jeweils mit Dokument und Stelle.
So läuft es heute in vielen Kanzleien
Jede Kanzlei hat ihre eigenen Regeln: wie eine Arbeitnehmerveranlagung vorbereitet wird, welche Checkliste beim Jahresabschluss gilt, wer Vollmachten in FinanzOnline anlegt, welches Musterschreiben bei einer Nachforderung des Finanzamts verwendet wird. Aufgeschrieben ist vieles, verteilt auf das Kanzleihandbuch, Rundschreiben aus mehreren Jahren, Vorlagenordner und Mails. Neue Kolleginnen und Kollegen fragen deshalb oft die Erfahrenen, und die verlieren Zeit mitten in der Saison.
So läuft es mit Goma-IT
- Sie bestimmen, welche Ordner einfließen, zum Beispiel Kanzleihandbuch, interne Rundschreiben, Checklisten, Vorlagen und Schulungsunterlagen.
- Die Wissensdatenbank liest diese Unterlagen auf einem eigenen Server nur für Ihre Kanzlei ein. Die Einrichtung übernehmen wir; wie lange sie dauert, hängt vom Umfang Ihrer Unterlagen ab.
- Sie formulieren 20 Fragen, die das System richtig beantworten muss. An diesen Fragen wird es abgenommen.
- Im Alltag fragt das Team in eigenen Worten, etwa „Welche Unterlagen brauchen wir für die Arbeitnehmerveranlagung mit Pendlerpauschale?“. Die Antwort zeigt Dokument und Stelle, damit man sie im Original nachlesen kann.
- Ändert sich eine Regel, wird das neue Dokument eingelesen. Welche Fassung gilt, legen Sie über die Ablage fest.
Was Ihre Kanzlei vorher bereitstellt
- Das Kanzleiwissen liegt als Dateien vor, etwa Word, PDF oder Excel, auf einem Server oder in Microsoft 365.
- Eine Entscheidung, welche Ordner einfließen und welche nicht, zum Beispiel keine Mandantenakten in der ersten Ausbaustufe.
- Zwanzig Fragen aus dem Kanzleialltag für die Abnahme.
Was die KI nicht übernimmt
- Die Wissensdatenbank antwortet nur aus den eingelesenen Unterlagen. Was dort nicht steht, kann sie nicht wissen, und sie sagt das auch.
- Sie ersetzt keine Fachliteratur und keine Rechtsdatenbank. Für Gesetzesstand und Judikatur bleiben die gewohnten Quellen maßgeblich.
- Veraltete Rundschreiben werden mitgefunden, solange sie in der Ablage liegen. Was nicht mehr gilt, sollte entfernt oder als überholt gekennzeichnet werden.
- Die Verantwortung für fachliche Entscheidungen bleibt bei den Berufsberechtigten der Kanzlei.
Fragen dazu
Können auch Mandantenakten einfließen?
Technisch ja, aber das sollte bewusst entschieden werden, weil dann Daten unter Verschwiegenheit verarbeitet werden. Wir empfehlen, mit dem internen Kanzleiwissen zu beginnen.
Sieht jeder in der Kanzlei alles?
Nicht unbedingt. Auf Wunsch lassen sich Zugriffsrechte über Benutzergruppen einrichten, sodass etwa Unterlagen der Kanzleileitung nur für diese abfragbar sind. Wie das für Ihre Kanzlei aussieht, legen wir im Projekt fest.
Wie aktuell sind die Antworten?
So aktuell wie die Unterlagen in der Ablage. Neue oder geänderte Dateien können laufend nachgelesen werden; wie das für Ihre Ablage eingerichtet wird, legen wir im Projekt fest.
Passt das zu Ihrer Kanzlei?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie dieser Ablauf bei Ihnen heute läuft.
Lieber gleich reden? Rufen Sie an:
+43 699 17119818