Wie lernt eine neue Buchhalterin die Abläufe der Kanzlei, ohne ständig nachfragen zu müssen?

Wer neu in einer Steuerkanzlei beginnt, kennt meist das Fach, aber nicht die Kanzlei. Wie werden Belege benannt? Welche Vorlage nimmt man für die Vollmachtsanforderung? Wer darf eine Fristverlängerung beantragen? Solche Fragen landen bei den erfahrenen Kollegen, und zwar oft. Eine KI-Wissensdatenbank fängt einen Teil davon ab, wenn die Antworten in den Kanzleiunterlagen stehen.

Warum fragen neue Kolleginnen so viel?

Nicht, weil sie unsicher sind, sondern weil das Wissen verstreut ist. Ein Teil steht im Kanzleihandbuch, ein Teil in einer Rundmail von vor drei Jahren, ein Teil in einer Checkliste auf dem Netzlaufwerk, ein Teil nur im Kopf der Kollegin, die schon lange dabei ist. Selbst wer gern selbst nachsieht, weiß nicht, wo.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Eine neue Bilanzbuchhalterin soll für einen Mandanten die Abschlussunterlagen vorbereiten. Sie weiß, wie ein Abschluss geht. Sie weiß aber nicht, welche Unterlagen diese Kanzlei vor der Abschlussbesprechung haben will und in welchem Ordner die Checkliste liegt.

Welche Fragen kann eine Wissensdatenbank beantworten?

Fragen, deren Antwort in einem Dokument der Kanzlei steht. Typische Beispiele:

• „Wie heißen bei uns die Unterordner im Mandantenordner?“
• „Welche Unterlagen brauchen wir laut Checkliste vor der Abschlussbesprechung?“
• „Gibt es ein Muster für die Anforderung einer Saldenbestätigung?“
• „Wie dokumentieren wir telefonische Auskünfte an Mandanten?“
• „Wer ist bei uns für Fristverlängerungen zuständig?“

Die Antwort nennt jeweils das Dokument und die Stelle, aus der sie stammt. So lernt die neue Kollegin nebenbei auch, wo was liegt.

Welche Fragen beantwortet sie nicht?

Alles, was in den Kanzleiunterlagen nicht steht oder eine fachliche Beurteilung braucht. „Ist diese Ausgabe beim Mandanten absetzbar?“ ist eine Frage für die Kollegin oder den Berufsberechtigten, nicht für die Wissensdatenbank. Findet sie zu einer Frage nichts Passendes, ist sie so eingestellt, dass sie das sagt. Und weil jede Antwort ihre Quelle nennt, lässt sich jederzeit nachprüfen, worauf sie beruht.

Auch die Einarbeitung in die Kanzleisoftware, in einzelne Mandanten und in die Gepflogenheiten des Teams bleibt Sache der Menschen. Die Wissensdatenbank nimmt die Routinefragen ab, damit für diese Gespräche mehr Zeit bleibt.

Was haben die erfahrenen Kollegen davon?

Weniger Unterbrechungen. Gerade in der Abschlusszeit ist jede Frage, die jemand selbst nachschlagen kann, eine Unterbrechung weniger. Gleichzeitig bleiben sie Ansprechpartner für das, wofür ihre Erfahrung wirklich gebraucht wird.

Ein nützlicher Nebeneffekt: Wenn die Wissensdatenbank zu einer Frage keine Antwort findet, zeigt das eine Lücke im Kanzleihandbuch. Wer solche Lücken sammelt, verbessert die Unterlagen Schritt für Schritt.

Was muss die Kanzlei dafür vorbereiten?

Vor allem die Unterlagen auswählen. Gute Startpunkte sind:

1. das Kanzleihandbuch oder die gesammelten Arbeitsanweisungen
2. die Checklisten für die wichtigsten Arbeitsbereiche
3. die Musterschreiben, die regelmäßig verwendet werden
4. Rundmails, in denen Abläufe festgelegt wurden

Veraltete Fassungen sollten vorher aussortiert werden, damit die Antworten den aktuellen Stand wiedergeben.

Wie fühlt sich das für die neue Kollegin an?

Im besten Fall wie eine geduldige Kollegin, die immer Zeit hat und dazusagt, wo sie nachgesehen hat. Ob das bei Ihren Unterlagen so funktioniert, lässt sich mit ein paar typischen Fragen aus Ihrer Einarbeitung testen. Mehr dazu steht auf der Seite zur KI-Wissensdatenbank für Steuerkanzleien.