Neue Mandanten über die Website: Wie bekommt die Kanzlei gleich alle Angaben für das Erstgespräch?

„Ich bräuchte einen Steuerberater, bitte um Rückruf.“ So beginnen viele Anfragen über die Kanzleiwebsite. Bevor die Kanzleileitung entscheiden kann, ob ein Erstgespräch sinnvoll ist, muss jemand zurückrufen und nachfragen. Das lässt sich ändern, wenn die Website die richtigen Fragen gleich selbst stellt.

Was braucht eine Kanzlei vor dem Erstgespräch?

Das ist von Kanzlei zu Kanzlei verschieden, und genau darum geht es. Ein Beispiel für Angaben, die eine Kanzlei vorab wissen wollen könnte:

• Rechtsform: Einzelunternehmen, GmbH, Verein, Privatperson
• Branche und ungefähre Größe, etwa Zahl der Dienstnehmer
• gewünschte Leistungen: Buchhaltung, Bilanz, Lohnverrechnung, nur Steuererklärung
• bisherige Betreuung: Wechsel von einer anderen Kanzlei oder erstmalige Beratung
• Dringlichkeit: Gibt es einen konkreten Anlass, etwa eine Gründung oder eine Prüfung?

Wer diese Liste für die eigene Kanzlei einmal festlegt, hat die Grundlage für jede Lösung, ob Formular oder Chatbot.

Reicht dafür nicht ein Kontaktformular?

Oft schon. Ein Formular mit Auswahlfeldern für Rechtsform und Leistungen ist einfach eingerichtet und kann die richtige Wahl sein. Seine Grenze: Es fragt alle dasselbe. Eine Privatperson, die nur ihre Arbeitnehmerveranlagung abgeben will, muss sich durch Felder zur Lohnverrechnung klicken. Ein Gründer, der noch nicht weiß, welche Rechtsform er wählen soll, findet kein passendes Feld.

Lange Formulare werden außerdem häufiger abgebrochen. Kurze Formulare liefern dafür weniger Angaben. Diesen Zielkonflikt kennt jede Kanzlei, die ihr Formular schon einmal überarbeitet hat.

Was macht ein Chatbot anders?

Er fragt im Gespräch und passt die nächste Frage an die vorige Antwort an. Ein Beispiel für einen solchen Verlauf:

Interessent: Ich gründe gerade eine GmbH und suche eine Kanzlei. Chatbot: Danke. Wird es Dienstnehmer geben, also Bedarf an Lohnverrechnung? Interessent: Ja, zwei ab dem Frühjahr. Chatbot: In welcher Branche ist die GmbH tätig?

Am Ende fasst er die Angaben zusammen und schickt sie gesammelt an das Postfach, das die Kanzlei dafür festlegt. Die Kanzleileitung sieht auf einen Blick, ob die Anfrage zur Kanzlei passt.

Wo liegen die Grenzen?

Der Chatbot sagt keine Übernahme zu und nennt keine Honorare. Kommt im Gespräch eine steuerliche Frage auf, etwa ob sich eine GmbH für den Interessenten lohnt, beantwortet er sie nicht, sondern verweist auf das Erstgespräch. Das ist bewusst so eingestellt, weil solche Fragen eine Beurteilung des Einzelfalls brauchen.

Er ist außerdem als KI gekennzeichnet, wie es der AI Act für solche Systeme verlangt.

Was passiert mit den Angaben?

Sie werden an das vereinbarte Postfach weitergegeben, auf Wunsch auch als Eintrag in einer Liste der offenen Anfragen. Welche Dienste die Eingaben im Chat verarbeiten, legen wir vor dem Start schriftlich offen; je nach Einrichtung können dabei auch Anbieter außerhalb der EU beteiligt sein. Die Einordnung nach DSGVO trifft die Kanzlei; dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Was hat die Kanzleileitung davon?

Sie kann Anfragen sortieren, bevor sie Zeit investiert. Passt eine Anfrage nicht zum Profil der Kanzlei, etwa weil sie keine Bilanzierer aus einer bestimmten Branche betreut oder gerade keine neuen Lohnmandate annimmt, lässt sich das freundlich und rasch beantworten. Passt sie, geht das Erstgespräch gleich in die Tiefe, weil die Grunddaten schon da sind. Und Interessenten merken, dass ihre Anfrage ernst genommen wird.

Wie fängt man an?

Mit der Liste der Angaben, die Ihre Kanzleileitung wirklich braucht, und einem Blick auf die letzten zwanzig Anfragen über die Website: Was fehlte am häufigsten? Danach ist leichter zu entscheiden, ob ein überarbeitetes Formular reicht oder ein Chatbot sinnvoll ist. Was ein Chatbot darüber hinaus übernimmt, zeigt die Seite zum Website-Chatbot für Steuerkanzleien.