Mandantenpostfach vorsortieren: Anfragen erkennen und Entwürfe vorbereiten
Eine Automatisierung kann eingehende Mandantenmails nach Anliegen erkennen, etwa Belegübermittlung, Frage zur Lohnverrechnung oder Terminwunsch, sie der zuständigen Person zuordnen und für häufige Fälle einen Antwortentwurf vorbereiten. Versendet wird nur, was die Kanzlei prüft und freigibt.
In Kürze
- Mandantenmails sind vielfältig, aber viele Anliegen wiederholen sich.
- Die Zuordnung zum Mandanten und zur zuständigen Person spart die meiste Zeit.
- Antwortentwürfe helfen bei Standardfragen, nicht bei fachlichen Beurteilungen.
- Keine Mail geht automatisch an Mandanten.
Was im Mandantenpostfach landet
Belege als Anhang, Fragen zur Lohnverrechnung, Bitten um eine Bestätigung für die Bank, Terminwünsche, Nachfragen zu Bescheiden, Rechnungen der Kanzlei, die erklärt werden sollen. Alles in einem Postfach, oft ohne klaren Betreff.
Was eine Automatisierung leisten kann
- Erkennen: Welches Anliegen hat die Mail? Belegübermittlung, organisatorische Frage, fachliche Frage, Termin.
- Zuordnen: Zu welchem Mandanten gehört sie, und wer in der Kanzlei ist zuständig?
- Vorbereiten: Für organisatorische Standardfälle einen Antwortentwurf, für fachliche Fragen eine Markierung ohne Entwurf.
- Ablegen: Belege aus Anhängen an die vorgesehene Stelle, sofern das technisch möglich ist.
Was bewusst nicht passiert
- Kein automatischer Versand an Mandanten.
- Keine inhaltlichen Antworten auf steuerliche Fragen.
- Keine Zusagen zu Fristen oder Honoraren.
Wie die Entwürfe zum Ton der Kanzlei passen
Mit Beispielen guter Antworten aus der Kanzlei. Je klarer festgelegt ist, wie die Kanzlei auf bestimmte Anliegen reagiert, desto brauchbarer sind die Entwürfe. Das Kanzleihandbuch ist dafür eine gute Grundlage.
Woran man den Nutzen misst
Daran, wie schnell Mails bei der richtigen Person landen und wie viele Standardanfragen mit einem kurzen Blick auf den Entwurf erledigt sind. Eine Testphase mit dem echten Postfach zeigt das schneller als jede Schätzung.
Häufige Fragen
Beantwortet die KI steuerliche Fragen von Mandanten?
Nein. Bei fachlichen Fragen markiert sie die Mail für die zuständige Person, ohne inhaltlichen Entwurf. Entwürfe gibt es nur für organisatorische Standardfälle.
Welche Postfächer werden unterstützt?
In Frage kommen Postfächer in Microsoft 365 und klassische IMAP-Postfächer, wie sie viele Kanzleien bei ihrem Provider haben. Ob Ihr Postfach passt, prüfen wir im Einzelfall.