Wie viel lässt sich beim Nachfordern fehlender Belege automatisieren?
Automatisieren lassen sich das Erkennen offener Positionen, das Zusammenstellen der Liste je Mandant und der Entwurf der Nachforderung. Versendet wird die Nachforderung erst nach Freigabe durch die zuständige Person. So bleibt der Ton gegenüber dem Mandanten in der Hand der Kanzlei.
In Kürze
- Fehlende Belege sind ein Dauerthema in Buchhaltung und Jahresabschluss.
- Die Liste offener Positionen lässt sich oft aus den Buchhaltungsdaten ableiten.
- Der Entwurf der Nachforderung kann automatisch entstehen, der Versand nicht.
- Typischer Ausgangspunkt ist ein Export offener Posten aus der Kanzleisoftware.
Warum das Nachfordern so viel Zeit kostet
Bei vielen Mandanten fehlen zum Monats- oder Quartalsende Belege: die Tankrechnung, die Rechnung zum Onlinekauf, der Beleg zu einer Barbehebung. Jemand in der Kanzlei geht die offenen Positionen durch, schreibt eine Mail, wartet, erinnert, ordnet nach. Das wiederholt sich für jeden Mandanten.
Welche Schritte sich automatisieren lassen
| Schritt | Automatisierbar | Bemerkung |
|---|---|---|
| Offene Positionen erkennen | ja, wenn die Daten zugänglich sind | etwa Bankbewegungen ohne Beleg |
| Liste je Mandant zusammenstellen | ja | mit Datum, Betrag, Buchungstext |
| Nachforderung als Entwurf formulieren | ja | im Ton der Kanzlei |
| Versand an den Mandanten | nein | nach Prüfung durch die zuständige Person |
| Eingegangene Belege zuordnen | teilweise | unklare Fälle gehen zur Prüfung |
Warum der Versand beim Menschen bleibt
Weil Mandanten unterschiedlich sind. Manche brauchen einen freundlichen Hinweis, andere eine klare Frist, bei manchen ist gerade ein heikles Thema offen. Ein automatischer Versand kennt diese Zusammenhänge nicht. Deshalb entsteht die Nachforderung als Entwurf, und die Kanzlei entscheidet.
Was technisch nötig ist
Ein Zugang zu den offenen Positionen, etwa über einen Export aus der Kanzleisoftware, und ein Postfach, in dem die Entwürfe abgelegt werden. Welche Wege es für BMD oder RZL gibt, prüfen wir im Einzelfall. Die Hersteller bieten teils eigene Funktionen für Belegerkennung an; eine Nachforderungsautomatisierung sollte diese ergänzen, nicht verdoppeln.
Wie das in einer Kanzlei konkret eingerichtet wird, vom Abgleich bis zum fertigen Entwurf, beschreibt der Anwendungsfall Belege nachfordern.
Häufige Fragen
Werden Nachforderungen automatisch an Mandanten geschickt?
Nein. Die Nachforderung entsteht als Entwurf, die zuständige Person prüft und sendet sie selbst.
Woher weiß das System, welche Belege fehlen?
Aus offenen Positionen in der Buchhaltung, etwa Bankbewegungen ohne zugeordneten Beleg. Typisch ist ein Export, den die Buchhaltung aus der Kanzleisoftware erzeugt.