Fehlende Belege gesammelt erkannt und als fertige Nachforderung vorbereitet
Was für die Buchhaltung oder den Jahresabschluss eines Mandanten noch fehlt, steht als Liste bereit, und die Nachforderung an den Mandanten ist als Entwurf formuliert. Gesendet wird sie von der Kanzlei, nach Durchsicht.
So läuft es heute in vielen Kanzleien
Kurz vor dem Termin für die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) oder beim Jahresabschluss zeigt sich, was fehlt: die Rechnung zur Abbuchung vom 14. März, der Leasingvertrag für das neue Fahrzeug, die Bestätigung der Spende. Die Buchhalterin notiert die Lücken, schreibt dem Mandanten, wartet und erinnert. Bei vielen Mandanten wird daraus eine eigene Aufgabe, die zwischen Buchungsarbeit, Telefonaten und Fristen untergeht. Die Mandanten wiederum bekommen Rückfragen in Etappen, statt einmal eine vollständige Liste.
So läuft es mit Goma-IT
- Ausgangspunkt ist eine Liste offener Posten pro Mandant, etwa Bankbewegungen ohne Beleg. Sie kommt als Export aus Ihrer Buchhaltungssoftware oder wird in der Kanzlei geführt. Typisch ist für den Anfang ein Export, den die Buchhaltung selbst in einem vereinbarten Ordner ablegt.
- Die Automatisierung gleicht die Liste mit Belegen ab, die bereits per Mail oder in einem Upload-Ordner eingegangen, aber noch nicht verbucht sind, und streicht, was schon da ist.
- Für jeden Mandanten entsteht ein Entwurf mit einer übersichtlichen Liste der fehlenden Unterlagen, mit Datum, Betrag und Buchungstext, in der Tonart Ihrer Kanzlei.
- Die zuständige Person sieht den Entwurf durch, streicht oder ergänzt und schickt ihn selbst ab.
- Kommen danach Belege herein, werden sie der offenen Liste zugeordnet. Eine Erinnerung wird wieder nur als Entwurf vorbereitet.
Was Ihre Kanzlei vorher bereitstellt
- Ein regelmäßiger Export offener Posten oder unbelegter Bankbewegungen aus Ihrer Buchhaltungssoftware, oder eine gleichwertige Liste.
- Ein Eingangsweg für Belege, den die Automatisierung lesen darf, zum Beispiel ein Postfach oder ein Ablageordner.
- Ihre bisherigen Textbausteine für Nachforderungen und Erinnerungen.
Was die KI nicht übernimmt
- Nachforderungen und Erinnerungen werden nie automatisch an Mandanten gesendet. Jede Nachricht geht erst nach Prüfung durch die Kanzlei hinaus.
- Die Automatisierung bucht nicht und entscheidet nicht, ob ein Beleg steuerlich ausreicht. Das bleibt bei der Buchhaltung.
- Belege, die nicht lesbar oder nicht eindeutig zuordenbar sind, werden markiert, nicht geraten.
- Wie gut der Abgleich funktioniert, hängt von der Qualität des Exports ab. Das zeigt erst ein Test mit Ihren Daten.
Fragen dazu
Bucht die KI die Belege auch gleich?
Nein. Sie bereitet nur die Liste und die Nachricht an den Mandanten vor. Verbucht wird wie bisher in Ihrer Kanzleisoftware.
Funktioniert das mit unserem Mandantenportal?
Das hängt davon ab, ob das Portal eingegangene Belege so bereitstellt, dass eine Automatisierung sie lesen darf. Das prüfen wir im Einzelfall. Der übliche Ausgangspunkt sind Postfächer und Ablageordner.
Wie oft läuft der Abgleich?
So oft Sie es brauchen, etwa vor jedem UVA-Termin oder einmal pro Woche. Den Rhythmus legen wir gemeinsam fest.
Passt das zu Ihrer Kanzlei?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie dieser Ablauf bei Ihnen heute läuft.
Lieber gleich reden? Rufen Sie an:
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