Unterlagen für Jahresabschluss und Steuererklärung einsammeln: Wie lassen sich Erinnerungen an Mandanten vorbereiten?

Am Jahresanfang beginnt in vielen Kanzleien dieselbe Runde: Unterlagen für Jahresabschluss, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Steuererklärung anfordern, Wochen später nachfassen, abhaken, wieder nachfassen. Vorbereiten lässt sich davon viel. Was hinausgeht und wann, bleibt die Entscheidung der Kanzlei.

Worin unterscheidet sich das von der laufenden Belegnachforderung?

Bei der laufenden Buchhaltung fehlen einzelne Belege zu konkreten Bankbewegungen. Bei der Jahresrunde geht es um Unterlagen, die nicht aus der Buchhaltung ablesbar sind: Inventurliste, Saldenbestätigungen, Kreditverträge, Bestätigung über Sonderausgaben, Angaben zu Privatanteilen, Versicherungsübersicht. Was davon gebraucht wird, hängt von der Rechtsform und den Verhältnissen des Mandanten ab, nicht von offenen Posten.

Was braucht man dafür als Grundlage?

Eine Unterlagenliste je Mandantengruppe, wie sie viele Kanzleien schon als Checkliste oder Musterbrief haben. Ein Beispiel für die Einteilung:

Mandantengruppe	Typische Unterlagen (Beispiel)
Einzelunternehmen mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung	Kassabuch, Fahrtenbuch, Aufstellung Privatanteile
GmbH mit Bilanz	Inventur, Saldenbestätigungen, Gesellschafterbeschlüsse
Vermietung	Mieteinnahmen, Betriebskostenabrechnung, Darlehensstand
Arbeitnehmerveranlagung	Lohnzettel, Belege zu Sonderausgaben und Werbungskosten

Die Liste kommt aus Ihrer Kanzlei. Eine Automatisierung erfindet keine eigenen Anforderungen, sie arbeitet mit dem, was die Kanzlei festgelegt hat.

Wie läuft das Einsammeln dann ab?

1. Ausgangsliste je Mandant: Zu Beginn der Runde entsteht für jeden Mandanten eine Liste der erwarteten Unterlagen, abgeleitet aus seiner Gruppe und eventuellen Ergänzungen.
2. Erstes Anschreiben als Entwurf: Daraus wird ein Entwurf im Ton der Kanzlei, den die zuständige Person freigibt.
3. Abhaken: Kommen Unterlagen per Mail herein, erkennt ein Ablauf im Automatisierungswerkzeug n8n die Art des Dokuments und hakt es in der Liste ab. Unklare Dokumente gehen zur Durchsicht.
4. Erinnerung als Entwurf: Zu dem Zeitpunkt, den die Kanzlei festlegt, entsteht je Mandant ein Erinnerungsentwurf mit genau den noch offenen Punkten.
5. Übersicht für die Kanzleileitung: Wer ist vollständig, wer fehlt noch, wo hakt es?

Warum nicht gleich automatisch erinnern?

Weil die Kanzlei ihre Mandanten kennt. Der eine hat gerade einen Todesfall in der Familie, der andere hat angerufen und angekündigt, dass er die Unterlagen nächste Woche vorbeibringt. Ein Ablauf weiß das nicht. Ein Entwurf, den jemand kurz ansieht, verhindert peinliche Erinnerungen. Gleichzeitig spart er das Zusammensuchen und Formulieren.

Was ist mit Unterlagen, die über ein Mandantenportal kommen?

Viele Kanzleien nutzen Portale ihrer Kanzleisoftware, etwa BMD Com oder das Klientenportal von RZL, über die Mandanten Belege hochladen. Ob sich der Eingang dort für eine Automatisierung auslesen lässt, haben wir in den öffentlich zugänglichen Herstellerunterlagen nicht gefunden. Ob das bei Ihnen geht, zeigt die Prüfung. Für Unterlagen per Mail und im Netzlaufwerk ist der Weg einfacher. Was zu den Portalen bekannt ist, steht auf den Seiten zu BMD und RZL.

Was gewinnt die Kanzleileitung dabei?

Den Überblick. Statt bei jeder Sachbearbeiterin nachzufragen, wie weit die Unterlagen eingetroffen sind, sieht sie in einer Liste, welche Mandanten vollständig sind, bei wem Einzelnes fehlt und wer noch gar nichts geschickt hat. Das hilft bei der Planung der Abschlussarbeiten und zeigt früh, wo ein persönlicher Anruf mehr bringt als eine weitere Mail.

Wie fängt man am besten an?

Mit einer Mandantengruppe, nicht mit allen. Etwa mit den Arbeitnehmerveranlagungen, die meist einfacher aufgebaut sind. Dort zeigt sich rasch, ob die Unterlagenliste vollständig ist und ob die Erkennung der Dokumente funktioniert. Danach lässt sich die nächste Gruppe dazunehmen.

Wie die laufende Nachforderung fehlender Belege funktioniert, beschreibt der Anwendungsfall Belege nachfordern.