Wie landen Mail-Anhänge von Mandanten automatisch im richtigen Mandantenordner?

Mandanten schicken Unterlagen am liebsten per Mail. Die Dateien heißen „Scan_0047.pdf“, „IMG_2231.jpg“ oder „Unterlagen.pdf“ und enthalten mal einen Kontoauszug, mal drei Rechnungen auf einmal. Damit sie im richtigen Ordner landen, öffnet heute jemand in der Kanzlei jede Datei, benennt sie um und verschiebt sie. Genau dieser Weg lässt sich automatisieren.

Wie kann das Schritt für Schritt aussehen?

Ein Ablauf im Automatisierungswerkzeug n8n (ein Programm, das festgelegte Arbeitsschritte zwischen anderen Programmen ausführt) arbeitet etwa so:

1. Mail abholen: Neue Mails im vereinbarten Postfach werden gelesen, ohne sie zu verschieben.
2. Mandanten erkennen: Absenderadresse, Firmenname, UID-Nummer oder Steuernummer werden mit der Mandantenliste der Kanzlei verglichen.
3. Belegart bestimmen: Ein Sprachmodell liest den Anhang und erkennt, ob es ein Kontoauszug, eine Eingangsrechnung, ein Lohnzettel oder etwas anderes ist.
4. Umbenennen: Die Datei bekommt einen Namen nach Kanzleischema, zum Beispiel Datum, Belegart und Mandantennummer.
5. Ablegen: Sie wird im Ordner des Mandanten gespeichert, im Unterordner für das richtige Jahr und den richtigen Bereich.
6. Vermerken: Die Mail bekommt eine Kennzeichnung, damit alle sehen, dass sie erledigt ist.

Woher weiß der Ablauf, wer der Mandant ist?

Aus einer Liste, die die Kanzlei ohnehin hat: Mandantennummer, Name, bekannte Mailadressen, eventuell UID-Nummer. Diese Liste kann aus der Kanzleisoftware exportiert oder einmalig zusammengestellt werden. Je vollständiger sie ist, desto seltener muss jemand nachsehen.

Schwierig wird es bei privaten Adressen, die niemand hinterlegt hat, oder bei Ehepaaren und Familienbetrieben, die eine gemeinsame Adresse für mehrere Mandate nutzen. In solchen Fällen hilft der Text der Mail oder der Inhalt des Belegs. Bleibt es unklar, geht die Mail in den Ordner zur Durchsicht.

Was ist ein gutes Namensschema?

Eines, das in der ganzen Kanzlei gleich ist und auch ohne Programm lesbar bleibt. Ein Beispiel:

2026-09_Kontoauszug_M1234.pdf

Jahr und Monat zuerst, damit die Dateien in zeitlicher Reihenfolge stehen, dann die Belegart, dann die Mandantennummer. Wenn Ihre Kanzlei schon ein Schema hat, übernimmt der Ablauf dieses. Es lohnt sich aber, vor dem Start kurz zu prüfen, ob es wirklich alle einhalten.

Was passiert mit mehreren Belegen in einer Datei?

Das kommt häufig vor: Ein Mandant scannt einen Stapel Rechnungen in eine einzige PDF-Datei. Ein Ablauf kann solche Dateien erkennen und markieren. Ob er sie zuverlässig in einzelne Belege trennen kann, hängt von der Scanqualität ab und zeigt sich im Probelauf. Wo die Belegerkennung der Kanzleisoftware das bereits übernimmt, sollte der Ablauf nicht dieselbe Arbeit doppelt machen.

Wohin wird abgelegt?

Für den Anfang meist in die Ordnerstruktur, mit der die Kanzlei heute arbeitet, etwa ein Netzlaufwerk oder SharePoint. Das ist der einfachste Weg, weil sich am gewohnten Arbeiten nichts ändert. Ob Anhänge auch direkt in das Dokumentenarchiv der Kanzleisoftware gelangen können, prüfen wir im Einzelfall, weil das von Programm, Version und Lizenz abhängt.

Wer kontrolliert, ob alles stimmt?

In der Anfangszeit am besten die Person, die bisher abgelegt hat. Sie sieht täglich den Ordner zur Durchsicht und stichprobenartig einige abgelegte Dateien an. Fallen dabei wiederkehrende Fehler auf, wird die Regel angepasst. So wächst das Vertrauen in den Ablauf mit der Erfahrung, nicht mit einem Versprechen.

Weitere Abläufe rund um Postfach und Ablage beschreibt die Seite zur Automatisierung für Steuerkanzleien.