Stundenlisten, Krankmeldungen, Eintritte: Kann die Lohnverrechnung Mandantenmails automatisch vorsortieren lassen?

Die Lohnverrechnung bekommt viel Post, die sich ähnelt: Monatsende, Stundenlisten von zwölf Dienstgebern, dazwischen eine Krankmeldung, eine neue Kellnerin ab Montag, eine Kündigung mit Fragen zur Abfertigung. Diese Mails vorzusortieren, ist eine Aufgabe, die sich gut automatisieren lässt. Die Abrechnung selbst und alles, was an Behörden geht, bleibt dabei in der Hand der Lohnverrechnerin.

Welche Mails kommen in der Lohnverrechnung typischerweise an?

Ein Beispiel aus einer mittelgroßen Kanzlei, wie es viele kennen:

• Stunden- und Zeitlisten als PDF, Excel-Datei oder Foto vom Stundenzettel
• Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeitsbestätigungen
• Eintritte mit mehr oder weniger vollständigen Angaben
• Austritte, oft mit Fragen zu Urlaubsersatzleistung oder Kündigungsfrist
• Änderungen wie neue Bankverbindung, Adresse oder Stundenausmaß

Kaum eine dieser Mails hat einen aussagekräftigen Betreff. Wer sie öffnet, muss erst lesen, um zu wissen, worum es geht und zu welchem Dienstgeber sie gehört.

Was kann ein Ablauf davon übernehmen?

Ein Ablauf im Automatisierungswerkzeug n8n (ein Programm, das feste Arbeitsschritte zwischen Postfach, Ablage und anderen Programmen ausführt) liest jede neue Mail, erkennt mit Hilfe eines Sprachmodells die Art des Anliegens und vergleicht Absender und Firmenname mit einer Liste der Dienstgeber. Dann passiert dreierlei:

1. Die Mail bekommt eine Kennzeichnung im Postfach, etwa „Eintritt – Gasthaus Muster“ (Beispielname).
2. Anhänge landen im Lohnordner des Dienstgebers, mit einem Dateinamen nach Kanzleischema.
3. Die zuständige Lohnverrechnerin sieht in einer Übersicht, was für sie neu ist.

Kann der Ablauf eine Mail nicht sicher zuordnen, kommt sie in einen Ordner zur Durchsicht. Das ist gewollt: Lieber einmal zu oft nachsehen als eine Krankmeldung beim falschen Dienstgeber.

Wie hilft das bei unvollständigen Eintrittsmeldungen?

Hier liegt oft der größte Nutzen. Für einen Eintritt braucht die Lohnverrechnung eine Reihe von Angaben, die in vielen Kanzleien in einer Checkliste festgehalten sind: Eintrittsdatum, Beschäftigungsausmaß, Einstufung nach Kollektivvertrag, Sozialversicherungsnummer und mehr. Mandanten schicken häufig nur einen Teil davon.

Der Ablauf vergleicht die Mail mit dieser Checkliste und listet, was fehlt. Daraus formuliert er einen Rückfrage-Entwurf an den Dienstgeber, im Ton der Kanzlei. Die Lohnverrechnerin liest ihn, ergänzt, wenn nötig, und schickt ihn ab. Die Checkliste selbst kommt aus Ihrer Kanzlei; der Ablauf erfindet keine eigenen Pflichtfelder.

Was bleibt bewusst bei der Lohnverrechnung?

• die Abrechnung und alle Berechnungen
• Meldungen an Sozialversicherung und Finanzamt
• arbeitsrechtliche Auskünfte, etwa zu Kündigungsfristen
• jede Mail, die an Dienstgeber oder Dienstnehmer hinausgeht

Ein Ablauf kann solche Fragen markieren, beantwortet sie aber nicht.

Wie geht man mit sensiblen Daten wie Krankmeldungen um?

Krankmeldungen enthalten Gesundheitsdaten, also eine besonders geschützte Art personenbezogener Daten nach der DSGVO. Für die Vorsortierung reicht es meist, zu erkennen, dass es sich um eine Krankmeldung handelt, und sie abzulegen. Den Inhalt muss der Ablauf nicht weiterverarbeiten. Welche Daten ein Ablauf lesen darf, legen wir vor dem Start mit der Kanzlei fest. Die rechtliche Einordnung bleibt Sache der Kanzlei; dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Brauchen wir dafür eine Verbindung zur Lohnsoftware?

Für das Vorsortieren nicht. Postfach und Ablage reichen. Eine Liste der Dienstgeber, etwa als Export aus der Kanzleisoftware, macht die Zuordnung verlässlicher. Ob ein solcher Export bei Ihrer Software und Version regelmäßig möglich ist, prüfen wir im Einzelfall.

Weitere Beispiele aus Buchhaltung und Lohnverrechnung stehen auf der Seite zur Automatisierung für Steuerkanzleien.