Was ist n8n und braucht eine Steuerkanzlei so etwas?
n8n ist ein Werkzeug, mit dem man Arbeitsschritte zwischen Programmen fest einrichtet, etwa: Mail kommt an, Anhang wird erkannt, umbenannt und im Mandantenordner abgelegt. Eine Kanzlei braucht n8n nicht selbst zu bedienen. Sinnvoll ist es dort, wo dieselben Handgriffe jeden Tag gleich ablaufen.
In Kürze
- n8n verbindet Programme wie Postfach, Netzlaufwerk und Kalender zu festen Abläufen.
- Die Kanzlei sieht vom Werkzeug selbst meist nichts, nur das Ergebnis.
- Lohnend sind Handgriffe, die oft und immer gleich vorkommen.
- Bei Goma-IT läuft n8n auf Servern, die Goma-IT selbst betreibt (Hostinger, EU).
- Was an Mandanten geht, gibt weiterhin eine Person aus der Kanzlei frei.
n8n (gesprochen „n-eight-n“) ist ein Programm, in dem man Arbeitsabläufe zwischen anderen Programmen beschreibt. Ein solcher Ablauf sagt zum Beispiel: Wenn im Kanzleipostfach eine Mail mit einem PDF eintrifft, prüfe, von welchem Mandanten sie kommt, benenne die Datei nach Datum und Belegart und lege sie in den Ordner dieses Mandanten. Danach läuft das ohne weiteres Zutun, jedes Mal gleich.
Ob eine Steuerkanzlei so etwas braucht, hängt nicht vom Werkzeug ab, sondern von den eigenen Handgriffen. Wo im Sekretariat, in der Buchhaltung oder in der Lohnverrechnung täglich dieselben Klicks gemacht werden, kommt n8n in Frage. Wo jeder Fall anders liegt, eher nicht.
Wie kann man sich so einen Ablauf vorstellen?
Am ehesten wie eine schriftliche Arbeitsanweisung, die ein Programm statt einer Person befolgt. Jeder Schritt ist ein Kästchen: Mail abholen, Absender prüfen, Anhang lesen, Datei speichern, Notiz schreiben. Die Kästchen sind miteinander verbunden, und an jeder Verzweigung steht eine Regel, etwa „wenn kein Mandant erkannt wird, in den Ordner zur Durchsicht“.
Ein Beispiel aus einer Kanzlei mit Lohnverrechnung: Mandanten schicken Stundenlisten per Mail, oft mit dem Betreff „Stunden“ oder ganz ohne. Der Ablauf erkennt, dass eine Stundenliste dabei ist, ordnet sie dem Dienstgeber zu und legt sie dort ab, wo die Lohnverrechnerin sie für die Abrechnung erwartet. Sie muss die Mail nicht mehr öffnen, um zu wissen, worum es geht.
Wo kommt die KI ins Spiel?
n8n selbst ist kein Sprachmodell, also keine KI, die Texte versteht und schreibt. Es kann aber an einzelnen Stellen eines aufrufen. Das ist nützlich, wenn eine Regel allein nicht reicht: Ob eine Mail eine Belegübermittlung, eine Frage zur Arbeitnehmerveranlagung oder eine Beschwerde über die Honorarnote ist, erkennt ein Sprachmodell aus dem Text besser als eine Liste von Stichwörtern.
Auch Entwürfe entstehen so. Fehlt bei einer Eintrittsmeldung das Beschäftigungsausmaß, kann der Ablauf einen Rückfrage-Entwurf formulieren lassen. Abgeschickt wird er von der zuständigen Person, nicht vom Ablauf.
Was unterscheidet n8n von den Funktionen in BMD oder RZL?
Die Kanzleisoftware arbeitet mit den Daten, die in ihr stecken: Buchungen, Belege, Lohnkonten. Die KI-Werkzeuge der Hersteller setzen dort an. Viele Handgriffe in der Kanzlei passieren aber davor oder daneben, im Mailprogramm, im Netzlaufwerk, im Kalender. Genau diese Lücke füllt ein Ablauf in n8n.
Wie das mit Ihrer Kanzleisoftware zusammenpasst, etwa über einen Export, prüfen wir im Einzelfall. Ein Ablauf, der nur Postfach und Ablage betrifft, braucht oft gar keine Verbindung zur Kanzleisoftware.
Wo läuft das und wer kann auf die Daten zugreifen?
n8n gibt es als Dienst des Herstellers in der Cloud oder zum Selbstbetrieb. Goma-IT betreibt n8n auf eigenen Servern bei Hostinger in der EU. Das hat für eine Kanzlei einen praktischen Vorteil: Es ist klar, wer die Abläufe betreut und wo die Daten verarbeitet werden. Was das für die berufliche Verschwiegenheit bedeutet und welche Vereinbarungen nötig sind, sollte jede Kanzlei vorab klären; dieser Text ersetzt dazu keine Rechtsberatung.
Woran erkennt man, ob sich das für die eigene Kanzlei lohnt?
Drei Fragen helfen bei der Einschätzung:
- Wiederholt sich der Handgriff oft? Täglich oder vor jedem UVA-Termin, nicht einmal im Jahr.
- Läuft er meistens gleich ab? Wenn neun von zehn Fällen gleich sind, lohnt sich der Ablauf; der zehnte geht zur Durchsicht.
- Ist das Ergebnis leicht zu prüfen? Eine abgelegte Datei oder ein Entwurf lässt sich mit einem Blick kontrollieren.
Wer bei einem Ablauf alle drei Fragen mit Ja beantwortet, hat einen guten Kandidaten. Welche Abläufe in Steuerkanzleien typisch sind, steht auf der Seite zur Automatisierung für Steuerkanzleien.
Was n8n nicht übernimmt
Es entscheidet keine steuerlichen Fragen, bucht nichts und verschickt nichts an Mandanten, solange das nicht ausdrücklich so eingerichtet ist. Bei Goma-IT ist der Versand an Mandanten grundsätzlich nicht vorgesehen: Ein Ablauf bereitet vor, die Kanzlei gibt frei.
Häufige Fragen
Muss jemand in der Kanzlei n8n lernen?
Nein. Eingerichtet und betreut werden die Abläufe von Goma-IT. Ihr Team arbeitet weiter in Postfach und Ablage und sieht dort die Ergebnisse, etwa vorsortierte Mails oder Entwürfe.
Ist n8n eine KI?
Nein. n8n führt festgelegte Schritte aus. Einzelne Schritte können ein Sprachmodell nutzen, etwa um den Inhalt einer Mail zu erkennen. Der Ablauf selbst bleibt aber eine fest beschriebene Abfolge.
Was passiert, wenn n8n einmal ausfällt?
Dann bleibt die Arbeit liegen, wie sie früher von Hand erledigt wurde. Mails und Unterlagen gehen dabei nicht verloren, weil sie weiterhin im Postfach und in der Ablage liegen.