Mandantenmails zugeordnet und mit Antwortentwurf, bevor jemand sie öffnet
Mails von Mandanten werden dem richtigen Akt und der zuständigen Sachbearbeiterin zugeordnet, die Frage wird zusammengefasst und ein Antwortentwurf liegt bereit. Hinaus geht nur, was jemand in der Kanzlei geprüft und selbst abgeschickt hat.
So läuft es heute in vielen Kanzleien
In das Kanzleipostfach schreiben Mandanten über alles gleichzeitig: Wann ist die UVA fällig, wo bleibt der Jahresabschluss, kann ich das Firmenauto absetzen, anbei die Belege vom Juni. Dazu kommen Schreiben des Finanzamts in Kopie, Anfragen der ÖGK und Rückfragen der Bank. Wer das Postfach betreut, muss jede Nachricht lesen, den Mandanten finden, die Zuständigkeit klären und weiterleiten. Viele Antworten wiederholen sich, etwa zu Fristen, Unterlagenlisten oder dem Stand einer Erklärung, und kosten trotzdem jedes Mal ein paar Minuten.
So läuft es mit Goma-IT
- Eine Automatisierung liest das gemeinsame Kanzleipostfach mit. Sie erkennt, ob es um eine fachliche Frage, um nachgereichte Belege, um eine Terminbitte oder um ein Behördenschreiben geht.
- Anhand von Absender und Inhalt ordnet sie die Mail dem Mandanten und der zuständigen Person in der Kanzlei zu. Ist das nicht eindeutig, bleibt sie in einem Sammelordner zur Klärung.
- Die Frage wird in zwei, drei Sätzen zusammengefasst, samt Hinweis auf offene Fristen, die im Text vorkommen.
- Für wiederkehrende organisatorische Fragen, etwa zu Fristen, Unterlagenlisten oder dem Stand einer Erklärung, entsteht ein Antwortentwurf, gestützt auf Ihre Musterantworten, Rundschreiben und das Kanzleihandbuch. Die Quelle steht im Entwurf dabei.
- Der Entwurf liegt im Postfach der zuständigen Person. Sie prüft ihn, ändert ihn und sendet ihn selbst, oder verwirft ihn.
- Gebaut wird das mit dem Automatisierungswerkzeug n8n auf einem Server, den Goma-IT selbst betreibt, und angepasst an Ihr Postfach und Ihre Zuständigkeiten.
Was Ihre Kanzlei vorher bereitstellt
- Zugriff auf das Kanzleipostfach für die Automatisierung, etwa Microsoft 365 oder ein anderes übliches Mailpostfach (IMAP).
- Eine Zuordnung, welche Mandanten welche Sachbearbeiterin betreut. Eine Liste genügt; alternativ dient ein Export aus der Kanzleisoftware als Grundlage.
- Zehn bis zwanzig gute Antworten auf typische Mandantenfragen, damit die Entwürfe nach Ihrer Kanzlei klingen.
- Eine Entscheidung, welche Mails gar nicht verarbeitet werden sollen, zum Beispiel aus Strafverfahren oder von bestimmten Mandanten.
Was die KI nicht übernimmt
- Es geht keine Mail automatisch an Mandanten oder Behörden. Jeder Entwurf wird von einem Menschen gelesen und selbst versendet.
- Die KI gibt keine steuerliche Beratung. Entwürfe gibt es nur für organisatorische Anfragen. Fachliche Fragen werden für die zuständige Person markiert, ohne inhaltlichen Entwurf; die Antwort gibt die Kanzlei selbst.
- Bei unklarer Zuordnung oder heiklen Themen gibt es keinen Entwurf, sondern nur die Weiterleitung an die zuständige Person.
- Fristen werden aus dem Mailtext herausgelesen und angezeigt, aber nicht verbindlich überwacht. Die Fristenkontrolle der Kanzlei bleibt maßgeblich.
Fragen dazu
Schreibt das System selbstständig an unsere Mandanten?
Nein. Es legt Entwürfe ab. Abgeschickt wird nur, was eine Person in der Kanzlei gelesen und selbst gesendet hat.
Woher weiß die Automatisierung, wer zuständig ist?
Aus einer Zuordnung von Mandanten zu Sachbearbeiterinnen, die Sie uns geben. Wo Absender oder Inhalt nicht eindeutig sind, landet die Mail zur Klärung in einem eigenen Ordner.
Was ist mit der Verschwiegenheitspflicht?
Mandantenmails enthalten Daten, die der beruflichen Verschwiegenheit unterliegen. Deshalb laufen die Abläufe auf Servern, die Goma-IT selbst betreibt, oder auf Wunsch in der Kanzlei selbst. Welches Sprachmodell die Mails liest, legen wir mit Ihnen je Projekt fest und vorab offen. Sie legen fest, welche Mails ausgenommen sind.
Ratgeber zum Thema
Passt das zu Ihrer Kanzlei?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie dieser Ablauf bei Ihnen heute läuft.
Lieber gleich reden? Rufen Sie an:
+43 699 17119818