Kann KI das Mandantenrundschreiben der Kanzlei schreiben?
Sie kann den Entwurf schreiben, nicht den Inhalt verantworten. Aus einer Sprachnachricht oder Stichpunkten entsteht ein Text im Ton der Kanzlei. Beträge, Fristen und Gesetzesstellen prüft ein Berufsberechtigter, bevor das Rundschreiben hinausgeht.
In Kürze
- Das Fachwissen kommt aus der Kanzlei, die KI übernimmt das Ausformulieren.
- Ein Stilprofil sorgt dafür, dass der Entwurf nach der eigenen Kanzlei klingt.
- Sprachmodelle können Zahlen, Fristen und Paragrafen falsch wiedergeben.
- Mandantendaten gehören nicht in die Eingabe.
Warum Rundschreiben oft liegen bleiben
Kaum eine Kanzlei bezweifelt, dass ein regelmäßiges Rundschreiben Mandanten hilft. Neue Grenzbeträge, geänderte Fristen, was zum Jahresende zu tun ist: Das Wissen hat die Partnerin oder der Partner im Kopf. Es fehlt die Stunde, um daraus einen sauberen Text zu machen. Also wird das Rundschreiben verschoben, bis es zu spät ist.
Was KI dabei übernehmen kann
Der aufwendige Teil ist nicht das Wissen, sondern das Ausformulieren. Hier kann ein Sprachmodell entlasten:
- Einsprechen statt schreiben: Ein paar Minuten Sprachnachricht mit den wichtigsten Punkten genügen als Grundlage.
- Gliedern: Der Entwurf ordnet die Punkte, ergänzt Überschriften und eine kurze Einleitung.
- Ton treffen: Ein Stilprofil aus bisherigen Rundschreiben hält fest, wie die Kanzlei schreibt, etwa förmlich oder locker, mit oder ohne Fachbegriffe.
- Mehrere Fassungen: Aus denselben Punkten entstehen ein längeres Rundschreiben, ein kurzer Newsletter-Text oder ein LinkedIn-Beitrag.
Was die Kanzlei nicht abgeben kann
Ein Sprachmodell versteht nicht, was es schreibt. Es kann einen Betrag verdrehen, eine Frist falsch übernehmen oder eine Gesetzesstelle erfinden, die plausibel klingt. Deshalb gehört die fachliche Prüfung durch einen Berufsberechtigten fest in den Ablauf, nicht als Kür am Ende.
Ebenso bleibt die Entscheidung, was veröffentlicht wird, bei der Kanzlei. Ein Entwurf geht nicht automatisch hinaus.
Was nicht in die Eingabe gehört
Für Rundschreiben braucht es keine Mandantendaten. Namen, Beträge aus konkreten Fällen oder Details aus einer Beratung gehören nicht in die Sprachnachricht. Je nach Einrichtung verarbeiten Dienste die Eingaben, die auch außerhalb der EU sitzen können. Die Kanzlei sollte vorher wissen, welche das sind.
So setzt Goma-IT das um
Wir halten das Stilprofil Ihrer Kanzlei fest, richten einen Eingang für Sprachnachrichten oder Stichpunkte ein und legen vor dem Start schriftlich offen, welche Dienste beteiligt sind. Die Entwürfe landen bei der Person, die prüft und freigibt. Mehr dazu auf der Seite zur Content-Automatisierung für Steuerkanzleien.
Häufige Fragen
Reicht es, ChatGPT nach einem Rundschreiben zu fragen?
Für einen ersten Text vielleicht. Ohne Vorgaben zum Ton der Kanzlei und ohne Ihre eigenen Stichpunkte entsteht aber ein allgemeiner Text, der nach jeder Kanzlei klingen könnte, und die fachliche Prüfung bleibt trotzdem nötig.
Wie lange dauert die Prüfung eines Entwurfs?
Das hängt vom Thema und der Länge ab. Sie sollte so gründlich sein wie bei einem Text, den eine Mitarbeiterin vorbereitet hat.
Gelten für Rundschreiben berufsrechtliche Regeln?
Rundschreiben und Website-Beiträge können als Werbung gelten. Ob ein Text den berufsrechtlichen Regeln entspricht, beurteilt die Kanzlei selbst. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.