Wir nutzen schon die KI-Belegerkennung von RZL: Wofür bräuchten wir noch eine andere KI?
Die KI-Belegdatenerkennung von RZL liest laut Hersteller Belege aus und schlägt Buchungen vor. Sie beantwortet aber keine Fragen zu Kanzleiregeln und sortiert keine Mandantenmails, die nicht über das Klientenportal kommen. Dort kann eine Wissensdatenbank oder Automatisierung ergänzen; für die reine Belegverarbeitung braucht es keine zweite Lösung.
In Kürze
- RZL bietet laut Prospekt eine optionale KI-Belegdatenerkennung, je Klient aktivierbar.
- Die Belege werden dafür laut Hersteller an Microsoft Azure übertragen und danach gelöscht.
- Kanzleiwissen und Mandantenmails außerhalb des Portals deckt die Belegerkennung nicht ab.
- Eine Ergänzung sollte RZL-Funktionen nicht verdoppeln.
- Goma-IT ist kein Partner der RZL Software GmbH.
Die KI-Belegdatenerkennung von RZL und eine Wissensdatenbank oder Automatisierung lösen unterschiedliche Aufgaben. Die eine liest Belege und bereitet Buchungen vor. Die anderen beantworten Fragen zum Kanzleiwissen oder sortieren die Post, die nicht über das Klientenportal kommt. Wer nur die Belegverarbeitung verbessern will, ist mit RZL oft schon gut versorgt. Wer andere Abläufe entlasten möchte, braucht etwas anderes.
Was macht die KI-Belegerkennung von RZL laut Hersteller?
In einem Prospekt stellt RZL eine KI-Belegdatenerkennung vor. Sie ist optional und lässt sich im RZL Board für einzelne Klienten einschalten. Laut Prospekt gehen die Belege zum Auslesen an Microsoft Azure und werden dort gelöscht, sobald RZL das Ergebnis abgeholt hat; für den Gegenkonto-Vorschlag nennt RZL ein lokales Modell. Für das Auslesen und Vorkontieren gibt es außerdem den Weg über Finmatics. Im Oktober 2023 hat RZL zudem einen Support-Chatbot mit KI vorgestellt.
Alle diese Funktionen drehen sich um Belege, Buchungen und die Software selbst. Die genauen Bedingungen und den Stand in Ihrer Installation kennt Ihr RZL-Betreuer.
Wo setzt die Belegerkennung nicht an?
Ein typischer Kanzleitag besteht nicht nur aus Belegen. Drei Bereiche, die die Belegerkennung nach den Herstellerunterlagen nicht abdeckt:
Kanzleiwissen: „Wie gehen wir bei einem Ergänzungsersuchen vor?“ oder „Welche Checkliste gilt für den Abschluss bei Vereinen?“ Solche Fragen beantwortet das Kanzleihandbuch, nicht die Belegverarbeitung.
Mandantenmails: Viele Mandanten nutzen das Klientenportal für Belege, schreiben aber Fragen, Lohnänderungen oder Terminwünsche weiterhin per Mail. Diese Post landet im Kanzleipostfach und muss dort sortiert werden.
Entwürfe: Rückfragen an Mandanten, Nachforderungen vor der UVA, Antworten auf organisatorische Fragen. Hier hilft ein vorbereiteter Entwurf, den die zuständige Person freigibt.
Wie sieht eine sinnvolle Aufteilung aus?
| Aufgabe | RZL (laut Hersteller) | Ergänzung durch Goma-IT |
|---|---|---|
| Belege auslesen und vorkontieren | KI-Belegdatenerkennung, Finmatics | nicht vorgesehen |
| Fragen zur Software | Support-Chatbot | nicht vorgesehen |
| Kanzleiregeln und Vorlagen nachschlagen | nicht Teil der Belegerkennung | KI-Wissensdatenbank |
| Mandantenmails zuordnen | nicht Teil der Belegerkennung | Automatisierung |
| Nachforderung als Entwurf | nicht Teil der Belegerkennung | Automatisierung, z. B. mit Export offener Posten |
Ein Beispiel: Eine Kanzlei nutzt das Klientenportal und die Belegerkennung für die laufende Buchhaltung. Die Lohnverrechnung bekommt Änderungen trotzdem per Mail. Hier könnte eine Automatisierung Mails zur Lohnverrechnung erkennen und mit der passenden Checkliste aus dem Kanzleihandbuch versehen, ohne die Belegverarbeitung zu berühren.
Wie kommen Daten aus RZL in eine Ergänzung?
RZL veröffentlicht Beschreibungen dateibasierter Import-Schnittstellen, etwa für Finanzbuchhaltung, Lohn und Anlagenbuchhaltung, und kann Buchungsdaten im DATEV-Format importieren. Eine öffentlich dokumentierte Programmierschnittstelle für den lesenden Zugriff von außen haben wir nicht gefunden. Welche Exporte Ihre Installation bietet, etwa Klientenlisten oder offene Posten, klären wir im Einzelfall, wenn nötig unter Einbeziehung des Herstellers.
Was ist mit dem Datenschutz?
Die Belegerkennung von RZL nutzt laut Prospekt Microsoft Azure. Bei der Wissensdatenbank von Goma-IT liegen die Unterlagen auf einem eigenen Server in Deutschland (Hetzner, Falkenstein), Texterkennung und Sprachmodell laufen über Microsoft Azure in der EU-Datenzone. Für beide gilt: Die Kanzlei sollte wissen, welche Daten wohin gehen, und das in ihrer Datenschutzinformation berücksichtigen.
Goma-IT ist kein Partner der RZL Software GmbH. Alle Herstellerangaben mit Quellen stehen auf der Seite RZL in der Steuerkanzlei.
Häufige Fragen
Kann Goma-IT die RZL-Belegerkennung ersetzen?
Das ist nicht unser Ansatz. Die Belegerkennung arbeitet direkt mit den Buchungsdaten in RZL. Wir ergänzen dort, wo RZL nicht ansetzt, etwa beim Kanzleiwissen und im Postfach.
Lässt sich das RZL Klientenportal in eine Automatisierung einbinden?
Dazu enthalten die öffentlich zugänglichen RZL-Unterlagen keine Angaben, die wir gefunden hätten. Für Mails und das Netzlaufwerk ist der Weg einfacher; das Portal sehen wir uns nur an, wenn es wirklich gebraucht wird.