Darf eine Steuerkanzlei Belege ihrer Mandanten von einer KI auslesen lassen?
Grundsätzlich ist das nicht ausgeschlossen, aber an Bedingungen geknüpft: Die Kanzlei muss wissen, welcher Dienst die Belege verarbeitet, wo das geschieht und ob er die Daten für andere Zwecke nutzt. Dazu braucht es passende Verträge, etwa zur Auftragsverarbeitung. Die verbindliche Einordnung für die eigene Kanzlei geben Kammer oder Rechtsberatung.
In Kürze
- Belege enthalten fast immer personenbezogene Daten und fallen unter die Verschwiegenheit.
- Entscheidend ist, welcher Dienst die Belege verarbeitet und wo.
- Auch Funktionen der Kanzleisoftware nutzen teils Cloud-Dienste; das steht in den Herstellerunterlagen.
- Ein Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Verschwiegenheitsvereinbarung sind die Grundlage.
- Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.
Kurz gesagt: Ein Verbot gibt es nicht pauschal, eine Erlaubnis auch nicht. Ob eine Kanzlei Belege von Mandanten durch eine KI auslesen lassen darf, entscheidet sich an der konkreten Lösung: welcher Dienst, an welchem Ort, mit welchen Verträgen. Dieser Artikel ordnet die Fragen allgemein. Er ersetzt keine Rechtsberatung und keine Auskunft der Kammer.
Was heißt „Belege auslesen“ überhaupt?
Gemeint ist, dass ein Programm aus einer Rechnung oder einem Kassenbon die wichtigen Angaben herausliest: Lieferant, Datum, Betrag, Umsatzsteuer, oft auch einen Vorschlag für das Konto. Früher geschah das über Texterkennung (OCR, also das Umwandeln eines Bildes in lesbaren Text) und feste Regeln. Heute übernimmt das häufig ein Sprachmodell, das auch unordentliche Belege versteht.
Für die Kanzlei ist wichtig: Der Beleg verlässt dabei meistens den eigenen Rechner und wird auf einem Server des Dienstes verarbeitet.
Welche Regeln spielen hinein?
Zwei Bereiche überschneiden sich:
- Datenschutz nach DSGVO: Belege enthalten Namen, Adressen, Kontonummern, manchmal auch Hinweise auf Gesundheit oder Religion, etwa bei Spendenbestätigungen oder Arztrechnungen. Wer solche Daten an einen Dienst weitergibt, braucht eine Rechtsgrundlage und in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Berufliche Verschwiegenheit: Das Wirtschaftstreuhandberufsgesetz (WTBG 2017) verpflichtet Berufsberechtigte zur Verschwiegenheit über das, was ihnen anvertraut wird. Setzt die Kanzlei einen Dienstleister ein, muss diese Pflicht auch dort gewahrt bleiben.
Wie beides im Einzelfall zusammenspielt, ist eine rechtliche Bewertung, die die Kanzlei treffen muss.
Welche Fragen sollte die Kanzlei einem Anbieter stellen?
| Frage | Warum sie zählt |
|---|---|
| Wo werden die Belege verarbeitet und gespeichert? | Bestimmt, welches Recht gilt und wer Zugriff haben könnte |
| Werden Belege nach der Verarbeitung gelöscht, und wann? | Je kürzer gespeichert, desto kleiner das Risiko |
| Nutzt der Anbieter die Daten zum Training? | Trainingsdaten können nicht mehr gezielt entfernt werden |
| Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? | Pflichtbestandteil nach DSGVO bei Dienstleistern |
| Verpflichtet sich der Anbieter zur Verschwiegenheit? | Damit die Berufspflicht auch beim Dienstleister gilt |
| Welche Unterauftragnehmer sind beteiligt? | Oft steckt hinter einem Dienst ein Cloud-Anbieter |
Wer diese Fragen schriftlich beantwortet bekommt, hat eine gute Grundlage für die eigene Entscheidung.
Wie machen es die Kanzleiprogramme?
Auch Hersteller von Kanzleisoftware bieten Belegerkennung an. RZL beschreibt in einem Prospekt eine optionale KI-Belegdatenerkennung, bei der Belege an Microsoft Azure übertragen und nach dem Abholen dort gelöscht werden. BMD nennt für das Auslesen von Eingangsrechnungen die Zusammenarbeit mit dem Wiener Anbieter Finmatics. Das zeigt: Auch eingebaute Funktionen arbeiten mit externen Diensten. Die Fragen aus der Tabelle stellen sich also auch dort, und die Antworten stehen in den Unterlagen des jeweiligen Herstellers. Was wir zu den einzelnen Programmen recherchiert haben, mit Quellen, steht auf den Seiten zu RZL und BMD.
Wie geht Goma-IT mit Belegen um?
Bei Abläufen im Automatisierungswerkzeug n8n, die Goma-IT auf eigenen Servern bei Hostinger in der EU betreibt, legen wir vorab fest, welche Daten gelesen werden, wozu und welches Sprachmodell dabei zum Einsatz kommt. Für Inhalte, die in die KI-Wissensdatenbank kommen, gelten ein eigener Server in Deutschland (Hetzner, Falkenstein) und Microsoft Azure in der EU-Datenzone, ohne Nutzung zum Training. Auftragsverarbeitung und Verschwiegenheit regeln wir vertraglich, bevor Daten verarbeitet werden.
Wer Belege gar nicht außer Haus geben will, kann prüfen lassen, ob ein Sprachmodell im eigenen Haus für die Aufgabe reicht. Mehr zu Hosting und Datenflüssen steht auf der Seite Datenschutz und Hosting.
Was ist ein vernünftiger erster Schritt?
Eine Liste der Dienste, die in der Kanzlei bereits Belege verarbeiten, samt Verträgen. Oft zeigt sich dabei, dass schon heute mehr Daten außer Haus gehen, als allen bewusst war. Erst danach lohnt es sich, über zusätzliche Werkzeuge zu entscheiden.
Häufige Fragen
Ist ein Dienst mit Servern in der EU automatisch zulässig?
Nein. Der Standort ist ein wichtiger Punkt, aber nicht der einzige. Ebenso zählen die Verträge, der Zugriff durch den Anbieter und die Frage, ob Daten zum Training genutzt werden.
Müssen Mandanten zustimmen, bevor ihre Belege von einer KI gelesen werden?
Das hängt von der rechtlichen Grundlage der Verarbeitung und von den Vereinbarungen mit dem Mandanten ab. Diese Frage sollte die Kanzlei mit Kammer oder Rechtsberatung klären.