Wie bekommt eine Steuerkanzlei Daten aus BMD NTCS in eine KI?

Wer in der Steuerkanzlei mit BMD NTCS arbeitet und KI nutzen möchte, hat zwei Wege: die KI-Werkzeuge, die BMD selbst anbietet, oder Daten aus BMD heraus in eine andere Anwendung. Für den zweiten Weg gilt nach unserer Recherche: Eine öffentlich dokumentierte Programmierschnittstelle, also ein offizieller technischer Zugang, über den Programme direkt Daten austauschen, haben wir für BMD NTCS nicht gefunden. Der praktische Weg führt über Exporte als Datei.

Was bietet BMD selbst an KI?

BMD fasst seine KI-Werkzeuge unter dem Namen BMD Fox zusammen. Laut Herstellerseite gehören dazu ein Chatbot für Fragen zur Software, Textassistenz, Auswertungen in natürlicher Sprache, Filter per Textbeschreibung und ein Dokumenten-Chat zum Zusammenfassen und Übersetzen. Für das Auslesen von Eingangsrechnungen mit Buchungsvorschlag nennt BMD die Zusammenarbeit mit dem Wiener Anbieter Finmatics.

Diese Funktionen arbeiten mit den Daten in BMD. Wer zum Beispiel eine Auswertung über einen Mandanten in eigenen Worten abfragen will, sollte sich zuerst ansehen, was BMD dafür bereits mitbringt. Welche Werkzeuge in Ihrer Kanzlei freigeschaltet sind, beantwortet Ihr BMD-Betreuer.

Wann braucht man Daten aus BMD außerhalb von BMD?

Dann, wenn die Aufgabe nicht in BMD stattfindet, sondern im Postfach oder in der Ablage. Zwei Beispiele aus dem Kanzleialltag:

• Mails zuordnen: Eingehende Mandantenmails sollen dem richtigen Mandanten und der zuständigen Sachbearbeiterin zugeordnet werden. Dafür hilft eine Liste der Mandantenstammdaten aus BMD.
• Belege nachfordern: Eine Liste unbelegter Bankbewegungen aus BMD wird mit dem Mail-Eingang abgeglichen, und je Mandant entsteht ein Entwurf für die Nachforderung.

In beiden Fällen braucht der Ablauf nur einen Ausschnitt der Daten, und nur zum Lesen.

Welche Wege für Daten aus BMD sind dokumentiert?

Bei Drittanbietern sind vor allem dateibasierte Wege beschrieben, etwa das BMD-Massentransferformat für Buchungsdaten. Das heißt: BMD erzeugt eine Datei, die ein anderes Programm einliest, oder umgekehrt. Für die Zwecke einer Kanzlei-Automatisierung sind das typischerweise Listen, die BMD als Datei ausgibt.

Weg	Was das heißt	Einschätzung
Export als Datei	BMD erzeugt eine Liste, z. B. offene Posten	naheliegend, Details je Installation
Programmierschnittstelle	Programme tauschen Daten direkt aus	in den Herstellerunterlagen nicht öffentlich dokumentiert
Daten händisch kopieren	jemand kopiert Inhalte in ein anderes Programm	nicht empfehlenswert, fehleranfällig und heikel

Was muss man für einen regelmäßigen Export klären?

1. Welche Module sind lizenziert? Nicht jede Kanzlei hat dieselben BMD-Module.
2. Läuft BMD lokal oder in der BMD-Cloud? Das beeinflusst, wo eine Exportdatei abgelegt werden kann.
3. Lässt sich der Export wiederholen, ohne dass jemand klickt? Oder muss ihn eine Person regelmäßig anstoßen?
4. Muss der BMD-Betreuer einbezogen werden? Oft weiß er am schnellsten, was in Ihrer Installation geht.

Diese Fragen klären wir im Einzelfall. Käme eine Anbindung in Frage, dann nur mit lesendem Zugriff: Buchungen macht weiterhin Ihre Kanzlei in BMD.

Braucht man BMD für den Anfang überhaupt?

Oft nicht. Kanzleihandbuch, Rundschreiben und Vorlagen lassen sich unabhängig von BMD in eine Wissensdatenbank aufnehmen. Auch das Vorsortieren von Mandantenmails lässt sich für den Anfang mit einer einmal zusammengestellten Mandantenliste einrichten. Einen Export aus BMD prüfen wir erst, wenn feststeht, dass er den Aufwand lohnt.

Goma-IT ist kein Partner der BMD Systemhaus GesmbH und arbeitet unabhängig vom Hersteller. Mehr zu BMD in der Kanzlei, mit Quellen zu allen Herstellerangaben, steht auf der Seite BMD in der Steuerkanzlei.